工作流,办公事务运转的高速轨道
发布日期:2012-10-13 信息来源:http://www.chysoft.net

工作流,对于了解过OA系统的朋友,相信或多或少都有听说一二。不过对于什么是工作流,以及工作流的具体作用,相信很多朋友不一定能够做到深入的了解,只知道它是OA系统里面的一个功能或者是概念。其实工作流并不难以被理解,今天笔者就专门针对工作流这一点向大家简单分享我自己的见解。

OA系统自诞生一路走来,它也像我们地球上的生物一样,必须遵循达尔文所提出的“适者生存”理论,OA系统应当随着时代和企业的需求变化而自我“进化”。但是,据调查统计发现,OA办公产品的应用率还不足55%,这说明OA系统的进化还并非十分完善。很多企业经过实施前期周密的选型、产品对比,购买了看似非常满意的产品,可在实施之后却发现应用效果依然让人尴尬。直接的体现就是用的很少,导致OA产品的应用价值大打折扣。而我们提到的工作流正是为了提升OA系统整体运作效率应运而生的,是OA系统进化的具体表现之一。

首先我们一起来看下传统办公中的景象:许多办公人员拿着纸张文件,利用手工传递的方式,通过一级级的审批签字,这样的工作效率非常低下,如果遇到某一级别的领导或者是某一事项责任人恰巧不在公司的情况,则这个审批流程很大可能就因此而搁置了。办公的流程化与办公协作基本上是企业日常办公中最常见的办公形式了,虽然传统办公中的口头告知和书面传送方式也都在一定程度上满足流程的传送。但它们或多或少都存在一定的弊端,口头告知因为过于随意而容易引发责任推诿、书面形式又因为过于呆板而造成费时费力。

那么OA能否帮助解决这些问题呢?如何才能利用OA系统将这些流程快速运转起来呢?解决这个问题并不难,只需要找出企业日常办公中最常用而又比较重要的一些工作事务,让OA中的工作流程管理来辅助解决这些问题。

OA系统中的工作流模块就是通过计算机程序模仿现实办公中的工作流程,让流程变得既规范又具有一定的柔性、灵活性。采用OA工作流程管理,办公用户只需在OA平台上填写有关表单,系统会将某种事务按照定义好的流程自动往下传送,下一级审批者将自动会收到上一级已经审批下来的相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计等,大大提高了相关流程事项的实现效率。

在OA办公系统这个协同工作平台上,工作流就好比是遍布于这个平台之上一条条的轨道。我们的日常办公事务就像是一列列有着明确方向的火车有条不紊的运行于这些轨道之中,省时、省事、安全、方便和快捷。

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