OA软件是企业信息化的基础平台
发布日期:2012-11-5 信息来源:http://www.chysoft.net

从企业的长远发展来看,信息化是企业的必由之路,但中小企业受到自身条件以及认识方面的限制,信息化起步较晚,信息化的投入明显不足。而OA软件属于基础的管理软件,相对于其他软件来说使用简单,时间和成本投入相对较小。因此,大多数中小企业软件的应用往往是从OA开始的,OA软件承担着开启企业信息化之门的功效,并由此深入到其他各个方面。通过OA信息化真正发挥出办公系统所具有的多面手功能,为企业的决策、管理、运作和沟通等提供多角度多方面的支持。具体说来,企业可以从多个方面探索如何运用OA软件,为企业办公提供多元化的支持。
一、实现企业办公的流程自动化,提升工作效率
发挥OA软件的日常办公功能,就是帮助企业改革以往传统手工的办公模式,充分发挥无纸化、自动化的OA系统功能。让企业可以根据管理的需要设定具体的办公流程,分配给各管理层级以相应的管理权限,设置好公文流转的流程,并且根据各种不同文书的类别进行分别设置,可以实现自动化、高效率的流转与指示管理,达到提高企业内部办公的效率和水平。
在合理化的规划和建立流程之后,随之而来的便是对这一流程的贯彻和实施,通过流程化的办公管理,将大大促进企业的工作效率。与此同时,管理者应该注重对于各部门各环节执行力的关注和研究,分析不同部门与人员在执行力方面的优势或不足,从而不断查找问题督促进步,将在执行力方面有所不足的部门或人员经过约谈或督促,推动其执行能力的提高。

二、合理规范公司的管理
在引入OA软件之后,为了充分体现管理者的管理思想,应当在系统投入使用之前即好好规划和设计好办公流程,将流程规范化、合理化,从而能够让企业职工在使用系统过程中得到良好的引导,把容易受到影响的个人化作业转变成为固定化的流程化分工与合作,从而尽可能减少人为因素对正常办公流程的影响,把办公效率提高,办公准确率提高,办公正规化程度提高,做到规范公司的管理。
为了保证未来在办公系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。这就需要相关的管理人员收集相关方面的单面,特别是从初级到中级到高级管理团队的意见,结合参考以往管理过程中的相关制度等,充分设想OA系统软件运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA系统软件进行管理过程中可。

三、促进企业内部的沟通和交流
公司的部门与部门之间、员工与员工之间的交流与沟通,由于跨部门、跨地域等因素的制约影响了办公的效率和效果,而伴随着OA软件的引进则能较好地对这一现象进行改观,发挥OA软件的平台功用,让企业拥有了一个可以便捷开展交流和沟通的平台,通过OA即时通讯、各种流程审批、内部邮件系统、内部论坛系统以及内部公告系统等,可以使不同部门之间和不同员工之间得到快捷、实时和有效的沟通,从而增强企业内部的凝聚力。

四、提供企业管理的决策依据
在企业需要进行管理或决策时,往往需要对以往的办公情况进行分析,结合以前具体的事务情况制定相应的改革策略,做出决策。这时OA软件的优势便得以体现,因为办公系统能够做到真实、全面、清晰地记录以往所有办公的处理记录,包括处理流程、办事环节、沟通协调记录、问题与解决等情况都一目了然,让管理者能够获得第一手、真实而全面的决策依据,进而做规划未来管理调整和优化的依据,使企业的管理决策及时、全面和客观。

五、集企业OA办公和业务管理于一体
企业信息化化是一个逐步深入的过程,通过OA办公积累信息化的经验,不断地推进其他专业的业务管理系统来满足企业自身的管理需要,从而在多个方面上提升企业的竞争力。
不仅仅是通过OA软件实现内部的协同办公,而应该是实现OA与企业管理系统之间的协同,实现信息和数据的交换,多系统之间的有机融合。很多企业在构建OA办公平台的同时,同时也可能会选择财务管理软件、进销存软件、CRM、企业ERP、SCM、HRM等等,不同的管理软件有着自己的作用和范围。以OA办公为基础和平台,实现集企业OA办公和业务管理于一体的综合管理平台。

OA软件作为企业信息化的基础软件,作为一个具有多功能的管理平台,既可以为企业的日常办公提供自动化、流程化的支持与服务,还可以发挥其多元化的功能,让企业在日常办公和管理之中享尽便利,真正实现现代化办公、高效率的管理、多元化的信息化等目的。

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