避免功能为王,OA合理应用是关键
发布日期:2012-11-7 信息来源:http://www.chysoft.net

很多用户在购买OA系统之前,更多的是进行功能和价格的比较,加上OA用户在选型时,容易受到各种理念的宣传文章影响,加上对OA了解不深,因而容易走进“功能为王”的选型误区,以为功能越多有着更高的性价比,但此时恰恰忽略了OA的本质,满足自身的需要是核心,OA合理应用是关键。
一些用户在OA咨询的时候,会很关心OA系统中是否有具备“知识管理”的功能模块,或者关心系统是否为协同OA系统。因为知识管理是一个比较新鲜的话题,协同又是近几年的一个热门的理念宣传,这些概念时常被提起。这些概念听起来也很美好,因此,大家都希望自己企业也能实现知识管理,希望自己也能拥有一个所谓的强大功能的协同OA办公系统。

其实,引进OA办公系统,不是看别人有什么,我们就要有什么。而是看我们需要什么,才决定OA系统中该有什么,OA合理应用是关键。要一个我们本不用到的功能模块,那只是一个摆设,更是一种资源的浪费。在此我们主要以知识管理为例,来说明OA系统中功能与合理应用的问题。

知识管理中的知识包括显性知识和隐性知识两个部分。前者是指各种成型的文档资料记录的知识,后者是指存在于人们的大脑和思维中的各种知识和经验。

实现知识管理,这个愿望的确是非常美好的,但问题是,愿望太模糊了,要实现到什么程度?如何实现?该让谁来管理知识?如果以为通过OA办公系统中的知识管理工具,就可以顺利的实现知识管理,那这种想法是比较片面的。在当前的众多企业中,即使是大型企业其实,能够真正做好知识管理工作的,少之又少。

其实现在大部分企业所谓的知识管理并不是真正意义的知识管理,而只能算是文档管理,或者说是文档管理的一部分。而文档管理其实几乎是每个OA系统都具有的基本功能,只是这些功能的称谓不同罢了。常见的文档管理功能包括上传、共享、更新、存储等,如果企业能将这些内容做好就相当不错了。因为做好这些事情,不单靠工具,你更需要一整套文档管理的规范制度,以及对规范的严格执行和坚持,甚至需要一个专人、一个专门只能来完成这件事。

而对于知识管理中的隐性知识,如何将企业员工优秀、有价值的经验从他的大脑里面拿出来,分享给企业其他人员。这可不是一个轻易可以做到的事情,这更多的还涉及到管理技巧、心理学以及其他科学层面上的问题。事实上,我们不必要去深入研究如何实现这些隐性知识管理的理论和技巧,更不能寄望于比我们人类更“愚钝”的OA知识管理功能。其实只要我们应用得当,还是可以通过很多传统办法来实现,比如OA系统中的论坛、问卷调查,它们都是一个很好的交流和分享知识的工具。更重要的是企业建立了一个平等开放、互动学习的良好氛围,就可以达到很好的交流和分享的目的。

所以,我们不需要一味片面的追求各种时髦的功能和概念,OA系统的使用是一个长期的过程,最关键的不在于它有什么功能,而在于你怎么用,而在于OA解决了什么问题,给用户带来实际的帮助。因此我们必须从根本上认识到,使用OA避免走进“功能为王”的误区,OA合理应用才是关键。

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