做好OA使用培训提升应用效果
发布日期:2012-12-5 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统自诞生以来也已经走进了千千万万的企业,有人认为OA办公系统很好用,因为它非常方便、快捷。也有人认为OA办公系统不好用,因为它太麻烦、太抽象了。而这两种对立的观点,完全取决于所在企业的OA应用情况,这有关乎到产品本身的问题、用户需求是否合理的问题以及OA厂商服务的问题,也有OA上线之后的推广培训问题。产品问题和需求问题,在OA上线之后改变的难度比较大,而有效的OA使用培训却是提升员工应用积极性、提升应用效果的有效措施之一。

OA上线之初常见的应用遇阻情况
1、在实施了OA办公系统之后,各种业务操作和日常工作交流纷纷搬到了OA平台,但是由于大家还没从以前的办公习惯中抽离出来,因此会有很多员工反应工作效率不但没有提升,反倒是有一定程度的下降。这已经严重与我们实施OA的初衷和目的相违背。也不免会打击那些勤勤勉勉为企业发展而努力奋斗的员工们,更是很大程度的阻碍了信息化建设和过渡到办公自动化的进程。

2、另一种情况是,在越来越多的办公审批流程过度到OA平台实行网上审批,一部分人还停留在传统的纸质化审批办公中,特别是一些年龄较大的领导和员工,他们对系统的认识有误区,加上对计算机操作本来就陌生,使得他们感觉网上审批很抽象,看不见、摸不着的,不像以前在纸张上审批那么稳妥和直观。

OA使用培训的重要性和基本原则
上述所说到的OA办公系统应用遇阻的情况,其实在中国国内企业非常具有典型性。很多企业辛辛苦苦花了不少资源和精力实施了OA办公系统,却因为种种原因,员工对系统不了解、不熟悉,结果不会用、不爱用,从而对OA系统产生抵触情绪,导致应用效果大打折扣。面对这样的情况,最快捷而有效的方法无法无非是针对企业员工进行OA使用培训。

培训可以分批分层次的有针对性的进行。根据大家的职位、计算机熟练程度以及OA使用积极性的不同而再作合理、详细的培训划分安排。承元软件从多年来辅助用户培训的经验中总结出以下几个原则:
1、由易而难:从简单的功能渐渐过渡到比较复杂的功能培训使用;
2、由点到面:从一个个的单一功能培训使用,最终实现大部分功能全员化、熟练化,切忌将所有功能模块流水帐般的不分侧重培训;
3、重点对象的培训:系统管理员培训,核心部门和核心岗位人员使用的功能比一般用户多、更加复杂,需要重点培训,同时需要核心人员带动全体人员;
4、日常使用问题解答:对系统的熟悉更多的是在实际操作使用中实现的,系统管理员需与其他使用人员保持良好沟通,及时解答大家日常的OA使用和操作问题。
总之,就是要让大家能够熟练的操作OA,从而在心底上接受OA。感受到OA带来的方便,尽力摒除大家之前心中误以为OA带来反效果的错误念头。

因此,在实施OA办公系统的过程中,非常重要的一项工作就是趁热打铁,落实做好OA使用培训工作,尽快让员工掌握系统的使用和操作方法,提高员工应用的积极性。只有让员工们切实感受到系统的便利性,才会真正爱上这个系统,用好这个系统,发挥出最大的应用价值,实现价值与投入之比最大化。

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