OA系统的易用性和实用性
发布日期:2012-12-8 信息来源:http://www.chysoft.net

Window7操作系统已经推出3年有多,可为什么还有很多人依然眷恋在window XP操作系统上呢。window XP虽然没有Window7那么漂亮和先进,但是它之所以深入人心,其中一个因素就是易用性做得很好,如界面友好、操作方便、符合众多人的习惯。从中可见易用性对于一个软件来说有多么重要。
作为企业信息化引航软件的OA系统更是如此,用户对于OA系统易用性的重视程度和要求越来越高,易用性好的OA可以加速普及应用、减少培训次数和成本以及更大程度的提高工作效率。OA的易用性实现起来似乎并不复杂,但对于业界来说,仍然还是一个很具挑战性的问题。从目前众多OA办公系统用户的反馈来看,软件易用性的情况并不容乐观。究其原因主要是大家对于软件易用性存在着诸多误解。

(1)忽视和误解了OA系统易用性
OA系统的易用性首先被很多的软件厂商所忽视,也往往站在用户使用的角度上进行考虑,甚至妄想单单利用“美工”这一图形设计角色来解决OA产品中出现的各种诸如人机交互、界面设计以及易用性改善方面的问题,而这种停留在视觉表象的做法必然无法真正解决OA系统易用性问题,甚至带来反作用的效果。
软件是否易用不能只靠软件商的主观判断,它是用户体验的一个重要方面,但许多软件开发人员往往会沉溺在技术实现和自己的思维习惯之中,而不管用户使用得是否顺畅。例如在OA系统易用性方面,缺乏考虑用户是谁、他们背景是什么、用户具备了哪些知识、用户想做什么或需要做什么,以及用户工作时的情境是怎样的等等。实际上,易用性是一种以使用者为中心的设计概念,易用性的重点在于让软件产品能够符合使用者的习惯与需求,从而让使用者用最少的努力发挥最大的效能。

(2)混淆了OA系统易用性与实用性
我们常常混淆了OA系统易用性和实用性。普遍的情况是很多OA软件商仍然对易用性熟视无睹,对真正改进客户满意度的途径不能理解。这些软件商仅仅关注于软件产品功能的基本可用,而忽略了其易用性。事实上,易用性是OA软件针对使用用户所需具备的,标志着软件产品的可用程度和成熟度。
实用性是指OA软件产品对于用户的日常办公的实用程度或者说是完成任务的能力,产品若能完成用户更多实实在在的工作任务,那么产品的实用性也就越强。但实用性与易用性截然不同,再举一个例子说明,在八零年代末,微软的MS_DOS版文字处理软件,该软件提供了很多很强的文字编辑功能,但是要求用户必须学习并记住很多复杂的步骤和命令才能完成编辑任务。这样的软件可以说具有很高的实用性,但易用性却很低,因为用户必须花大量时间和精力去学习和使用它。
同理,用户得到一个非常强大的且实用的功能,但是其抛离了众多使用人员的操作习惯或者使用起来非常繁杂,那么用户必然出现抵制和畏惧的情绪。

从上面可以看出,OA系统易用性的实现并不是软件商或者用户方单方面所需要顾及的问题,而是应该在彼此都对其正确理解的基础上,综合特定用户的办公使用需求、习惯和软件商的设计开发能力和理念而共同实现的。OA系统易用性牵涉到系统的普及应用进程和成功应用与否。因此它不容被我们忽视和误解。

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