如何编写OA需求说明书?
发布日期:2013-1-5 信息来源:http://www.chysoft.net

我们都知道,合理的OA系统选型必须紧密围绕需求而进行,只有明确自己的需求,才能找到一款适合自己OA软件产品,才能真正更好的发挥OA办公系统的作用。很多OA实施失败的案例,是由于需求的不清晰、不明确所造成的。因此,在我们确定了具体哪一家OA软件公司为合作伙伴之前,我们需要规划一份更加符合自身需要的OA需求说明书,并在OA实施中向厂商传递准确的需求,使OA用户和OA软件公司对OA需求有着共同的认识,并以该需求说明书指导OA系统的实施计划、系统开发和OA的实施工作。

由于每家企业的具体情况不同,OA需求说明书的编写也各不相同,通常一份完整的说明书可以包含但不限定于以下几个方面:
一、介绍OA用户的概况
这里主要介绍自己企业的一些基本信息,如:从事什么行业,有哪些主要业务,业务主要遍布在本地还是遍布哪些地区等等。大家不要以为企业情况介绍是画蛇添足,相反我们特别需注重介绍企业的个性特点,因为OA软件商一般都积累了很多行业的OA实施经验,也许鉴于您的一些个性化特点,而能够给予软件商某些灵感以为您提供更为合适的解决方案。

二、OA实施的整体目标
主要强调企业对OA系统应用的期望,总结出企业对系统的总体要求,比如实现企业管理规范化、网络化、无纸化,以及异地办公等等。

三、OA系统的主要功能和需求点
1、列出对基本功能要求
基本功能模块主要是一些办公中经常用到且相对简单的功能,通常每家OA软件商也都会提供很多这些标准功能,例如通知公告、文件交换、信息发布、个人办公、流程管理、人力资源管理、邮件系统、考勤管理等等。不过企业用户切勿贪多求全,应当根据自己企业的实际需要向软件商说明功能要求。
2、列出企业的个性化需求
个性化功能模块通常也是企业用户的核心需求,重点在于个性化功能的说明,如果您属于销售型的行业,则可能需要营销管理功能,实现销售策略管理、产品信息管理、销售赠品管理等;如果您是属于物流行业,则可能需要物流管理功能,实现进货管理、存储管理、发货管理以及配送管理等,同时附带个性化功能的详细要求。

四、其他功能细节要求
常见的其他功能细节要求有:
1、OA系统可以以浏览器方式;
2、数据实时更新功能,当服务器内容发生变化,及时更新相应客户端;
3、具备通知、提醒功能;
4、打印功能,可操作打印每一个页面;
5、短信平台,可接收、发送短信、可群发、定时发、接收的短信分类处理等;
6、文字编辑功能,在一些编辑区域可实现像word文档一样强大的编辑功能;
7、附件功能,在邮件编辑和通知编辑等位置可上传附件;
7、表格设计功能,可由操作人员对报表格式进行调整
8、报表输出功能,可转化为相应的Office 文档输出;
9、网络硬盘,有用户自己独立的存储空间和共享空间,可直接打开编辑(不需要上传、下载)每个用户空间限定大小;
10、数据文件备份功能,可备份整个数据文件。
……

五、系统安全要求
常见的系统安全要求有:
1、说明系统用户的权限分类,例如可以分成是员工级、项目经理、部门经理、总经理、超级管理员等;
2、各个职位的功能权限有哪些;
3、需要何种登录认证
(结合硬件usb key认证、结合动态密码认证、结合CA认证等)
3、是否要求提供系统日志;
4、是否要求信息加密传输。
……

OA需求说明书是OA系统实施的目标,是O软件和厂商选型、系统实施和开发的依据。不过只借助这么一份OA需求说明书还是远远不够的,在系统开发前、开发过程中的各个阶段都应该和软件商保持充分和有效的沟通,使得OA项目的实施更加顺利,让OA系统实施到达良好的效果。

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