OA办公系统预算与需求的矛盾
发布日期:2013-1-16 信息来源:http://www.chysoft.net

“鱼和熊掌,二者不可得兼”,这种情况常常发生在我们的生活和日常事务上。在企业信息化建设的过程中,也有类似的困扰,如:在计划引进OA办公系统的时候,企业一般会制定OA办公系统的需求、计划和项目的费用预算,然后根据最初的计划来进行OA的选型,这是OA规划和实施的常规方法。然而,OA系统的实施常常没有我们之前想象的那么简单,最让企业管理者和CIO烦恼的是如何处理需求和预算之间的矛盾问题。该选择预算之内却不太符合需求的产品,还是选择预算超额却完全满足需求的产品呢。这种鱼与熊掌的抉择问题,企业应该如何舍取呢?

OA办公系统实施需求与需求矛盾的处理,首先做到把握好企业的核心需求;其次相同的需求不同的OA厂商实现的代价也不同,选择一个基础平台技术先进和服务能力强的厂商是关键。我们大体上可以从以下几步来分析和解决OA办公系统预算和需求的矛盾问题。

第一,无论我们的OA办公系统怎么选,都要明确引进系统的目的是为了给企业带来实实在在的帮助,为了解决企业的管理和办公等实际问题的。只有明确了企业的基本需求,围绕自身的需求并适当的考虑技术因素,才不至于在OA系统的选型中失去了方向。

第二,根据规划制定的需求,找出相对适合自己的,满足企业需求的几套OA办公系统。不管是软件厂商的标准版OA产品,抑或是可进行局部或全部个性化定制开发的,总会有那么几套比较接近需求的系统,可以先把这些系统划为第一目标范围。

第三,比较下价格,根据自己的预算情况再次进行剔除。在初次预选的OA办公系统中,有的可能会在预算之内,有的可能略超预算或者超额比例较大。这时,我们可以先剔除OA办公系统预算超额比例太大的那些。例如公司预算10万元,而一些OA至少需要50万或上百万。这些远超预算的,可以暂不考虑。
不同的OA厂商技术架构不同,采用的系统软件不同,服务能力和服务体系不同,产品购买和实施的费用相差比较大,企业用户需处理好技术的先进性和OA办公系统费用预算的关系,不能过分的看重价格忽略了软件的技术,落后的技术后期的服务成本和维护成本更高,系统的应用效果也可想而知,这样也违背了企业使用OA办公系统的初衷。

第四,需要重新全面仔细的审视自己的需求,结合预算和实用性的情况,取黄金分割点选择最终的OA办公系统,这是最重要却是最难的一步。对于这方面,企业客户要认清一点,OA办公系统不可能解决我们所有的业务问题,要理性看待OA办公系统所产生的实际效果,要有侧重之分。

在需求管理方面,CIO不能被各部门提出的各种具体需求给套住了,如若按照这样的需求选择OA,OA办公系统预算的成本高,上线之后系统也显得臃肿和不易用。企业必须有总体的管控能力,企业需要什么、各部门需要什么,需要多沟通,并做到心中有数。对业务需求深入分析,才能判断哪些需求是核心需求,哪些需求次要需求,哪些需求是可有可无的。在初次规划的需求中,可能很多是可以简化或优化的,从而在不严重影整体应用效果的情况下,降低了OA办公系统预算。

预算和需求比较起来,哪方面比较重要?其实大家都知道需求是最根本的,但资金预算也是必须面对的问题。总的来说,我们必须以大局为重、高瞻远瞩,面对一定的预算,必须毫不妥协的保留核心需求,尽量剔除掉不切实际的小需求,只要一步步的将需求合理化,就一定能化解OA办公系统预算和需求之间的矛盾。

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