如何让OA流程审批更快捷
发布日期:2013-1-19 信息来源:http://www.chysoft.net

我们都知道,流程审批几乎是每一家企业的重要办公组成部分。如:日常中有各类请示报告、财务类的审批流程、人事管理类的审批流程、行政事务类的审批流程以及业务相关类的审批流程等等。传统的日常办公中,这些流程审批都是基于纸质化的传递中进行的,但这种传统的流程审批存在不及时效率低、无法很好的实现异地审批、不便捷、资料无法长期和大量保存等缺点。而在引进OA之后,其核心运作引擎--工作流,可以方便的为企业用户提供个性化的电子化的办公流程。从此,OA流程审批替代传统的纸质化流程审批。

  基于电子化OA流程,它可以大大缩短企业流程审批的时间提升效率,但也有不少人心存疑问,流程审批转移到OA平台之后,替换了纸质文档,看不见摸不着的,这会不会造成审批人未能及时看到审批单,而耽误了审批时间呢。确实,存在一些OA用户反应过,有些员工发出去了申请,经常被卡在某个审批节点那里,得不到及时审批,影响工作效率,错失商业机会。那么,企业应该如何建立怎样的方案和措施来解决OA流程审批不及时的情况呢?

一、建立完善的OA审批流程管理约定
  电子化的OA流程审批必须和企业的管理制度相结合,这样网上审批才能得以实施和执行。那么当审批人少有登录OA的习惯,甚至也不习惯于使用电子邮箱等办公交流工具。这时候,其实所有的技术手段都已经失效了,目前恐怕没有更高级的提醒方式,以将提醒消息及时送达了。除非使用非常规方式(例如使用电话催办)。可见,这已不是技术问题,而是企业管理上问题了。

二、启用各种OA流程审批的提醒
开启OA办公平台的消息提醒功能,OA系统中的消息提醒、即时通讯软件提醒、短信提醒、邮件提醒等,可以根据不同提醒对象的特点以及是OA在线等系统自动进行选择。当一个审批节点接收到上一级的审批文件时,首先审批人会收到系统自动发送来的相关提醒消息。当审批人OA在线或登录OA时,自然会看到提醒消息,从而做出审批操作。而未做出审批操作的流程单,始终会存储在“待审待签”标签中,再以代签文件量的数字加以提醒,确保审批人不会忘记存在未存未审批单件。

三、通过其他方式提醒审批
  那么,如果审批人忘记登录OA、或长时间不登录OA那该怎么办呢,一些OA系统可以通过办公系统管理员(一般是系统超级用户)设置操作,可以选择向与办公用户绑定好的电子邮件或手机以短信的方式进行提醒和催办。

四、通过外网登录OA,随时随地审批流程
如果,审批人在外出差而长时间不能回到公司,却存在重要文件急需审批怎么办?针对这种情况,承元软件建议,如果企业领导或经理经常需要出差,最好设置外网和内网同时可以访问OA。如此,无论审批人身处何地,只要是在可以上网的地方,就可以通过互联网进行OA流程审批。
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  为此,企业有必要将OA流程审批、甚至其他应用的使用作为约定规范起来,要求员工日常登录OA,审批人及时查看待办流程,及时给出同意操作或给予撤回意见。如果确实不能够及时做出审批,就需要通过其他方式灵活进行相应的处理。

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