用好OA办公系统,规范工作流程是基本
发布日期:2013-1-23 信息来源:http://www.chysoft.net

鉴于国内企业和国外企业文化以及管理模式等方面的不同,加之我国政府对公文流转的严谨度要求比较高,使得OA办公自动化系统数年来应用于国内众多行业的企事业单位,国内OA企业也难逢外来敌手,足足自享了整个办公自动化市场70%以上的份额。不过,这个数字并不能说明了OA办公系统应用的成熟度,应该说,虽然OA办公系统发展了十多年,但这是一条无止境发展的科技之路。OA企业和OA产品仍然在发展,用户对OA的认知和应用能力仍然很不成熟。如何用好OA办公系统?仍然是当今厂商和用户共同面临的一个重要课题。今天笔者在此主要讲述规范工作流程和用好OA办公系统的关系。

规范工作流程是用好OA办公系统的基本
  很多用户特别是初次接触OA的用户总以为,只要把公司现有的工作流程转移到OA办公系统的平台上,便可以做到信息化的协同办公和管理,这种思想是大错特错的,把办公自动化想象的过于简单。目前,虽然国内OA办公系统的基本功能都相对统一,也积累了众多的常见的企业工作流程方案。例如,文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、会议管理、车辆管理等。但是,若要切切实实的用好OA办公系统,务必注重在实施过程中,千万不要将企业未经有序梳理和优化的现有工作流程硬生生的搬移到新的OA平台之上,这样的应用效果往往会与初衷大相径庭。

  在OA办公系统实施前,特别是在实施的过程中,企业就必须做到针对OA办公系统,把工作流程进行全面的梳理和管理,将原本存在漏洞和不完善的流程问题强制给予纠正,继而采取更加适合企业实际情况的最佳方案。再通过OA办公系统,才能真正建立起一个动态、规范、高效、易用的企业流程管理体系,才能更好的用好OA办公系统,实现企业各方面的规范化和高效运作,以工作流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转。

利用OA办公系统进一步规范工作流程
  工作流程管理是OA办公系统的最核心应用之一。工作流程的完善对用好OA办公系统发挥了极大的重要性。以深圳承元OA为例,承元OA通过强大的流程管理平台为用户很方便的定制与业务规则一致的工作流程,各项工作流程将按照业务规则进行流转。各个岗位的用户都可通过电子化的流程高效完成各项日常工作。
1、规范工作流程,减少人为错误
  使用OA办公系统,我们可以进一步梳理企业的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

2、提升流程办理效率,减少办公成本
  使用OA办公系统,我们可以轻松实现无纸化办公和远程、移动办公,解决时间和空间的问题,每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一流程办理人,叫上流程在各个环节之间的传递时间,既节省了时间,又节省了成本。

3、分析业务流程各环节的效果,优化工作流程
  通过OA办公系统,我们可以快速分析企业中哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,从而可以快速识别到哪个环节流通不畅,作出优化改进方案。

从上面所述可以看出,OA办公系统的应用效果与规范工作流程的关系是相辅相成的。规范工作流程可以更高效的用好OA办公系统,使用OA办公系统也可以进一步规范工作流程。在OA办公系统失败的案例中,常常是因为用户本身工作流程的不规范或者OA中流程管理的不实用性、复杂性等原因造成的。因此,只有在应用办公系统之前,更好的梳理工作流程,在应用之后,进一步通过办公系统规范工作流程,才能最大化的实现OA办公系统的价值。

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