如何做好OA办公系统实施的前期规划?
发布日期:2013-2-3 信息来源:http://www.chysoft.net

企业成功实施OA办公系统,前期的规划是非常重要和必要的。一些企业管理者在看到其他企业使用OA办公系统并获得了良好的效果后,于是也计划为自己的企业引进OA办公系统。但是大部门的企业用户,对于在实施前期,如何规划自己的OA办公系统实施项目却是非常模糊的。这样一来,用户往往是抱着很高的期望来实施OA项目,但最终却发现OA的应用效果非常差。OA取得良好的应用效果需要做好多个方面的工作,尤其是OA办公系统实施的前期规划。

实施OA办公系统就像建设高楼大厦一样,我们需要花时间进行规划,需要进行项目资金的预算,工程设计图纸和方案,指定项目的负责人等等。同样,OA办公系统实施在前期也需要重点做好规划工作。以下笔者就为大家说说这前期规划该注意和解决哪些问题。
一、是否明确了实施目标及需求?
   首先,必须明确自己的实施目标,需要自足自身需要的基础上进行规划,引进OA办公系统是为了实现企业管理规范,还是实现异地协同办公,又或者是其他。有了目标,才能避免简单的照搬其他同行的模式,避免被软件厂商牵着鼻子走。确定了主要实施目标之后,为后续需求的细化和深入打下了基础,OA办公系统的选型和实施都是紧密围绕需求和目标而进行的。很多OA实施失败的案例,是由于需求的不清晰、不明确所造成的,需求错误加上软件厂商的选择错误是致命的错误。因此,在我们真正拟定了引进OA办公系统计划之后,并以需求指导后续OA系统的选型和实施工作。

二、是分期实施、还是一次性实施?
OA办公系统实施,应该是分期进行还是一次性完成?这也是需要根据企业实际情况做好计划。OA办公系统实施跟其他普通软件大不相同,不是简单的购买和安装操作。企业在发展,服务于企业管理的OA需求也必须随之改变。因此,对于需求复杂或需求变化的企业,承元软件相对比较赞同分期实施这种模式,可以选择一款基于平台化的OA办公系统,先整理满足当前的核心和紧要需求,然后再根据往后的需要,再实现后续的需求或在现有基础上进行功能的扩展。

三、是全单位整体实施,还是局部实施?
OA办公系统一般是单位组织全员使用。但是,为了防止全局应用而导致企业部分员工难以快速习惯和接受,导致应用不畅带来的负面情绪甚至是抵制情绪,一些用户单位会选择系统局部实施。先在某些计算机和业务基础好的部门进行系统的实施,对技术接受能力较强的员工进行集中培训,让其掌握相关应用技能,继而将这些部门建设成为示范性的部门,起到带动影响作用。经过一段时间的考察,再择机向其他部门推广,扩大实施范围。全局实施和局部实施各有各的优缺点,用户也需据现实情况而定。

四、是否作好了制度更改的准备?
OA办公系统的作用是规范企业管理,为什么要引进OA?就是因为企业当前的管理制度不完善、不规范。需要借组办公自动化管理软件来规范和完善管理制度。但是,我们也必须认识到,使用OA办公系统,也就是对原有传统制度的改变和挑战。而这些制度的改变,必然会遇到部分人为的阻力和困难。为了保证未来在OA系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的先行制度作为保证,也需要充分让员工了解到企业实施OA的必要性和重要作用。让他们从心底接受OA,为OA办公系统的成功应用扫除不必要的人为习惯阻碍。

五、资金预算是否到位?是否配备了专门的负责人和管理员?
要想实施一套真正对企业管理、办公有明显效用的OA办公系统,我们不能妄想用很少的资金甚至是完全免费来完成这件事情。OA实施是一项长期和复杂的项目,不仅需要准备充分的资金投入,还需安排专门的项目负责人和上线之后的系统管理员。一些用户特别是中小企业用户,资金方面预算往往有限,在项目的过程中,发现预算与系统需求出现矛盾的时候,需要合理的处理好需求与预算的矛盾,选择一款性价比高和扩展能力强的OA产品。OA项目实施的负责人也至关重要,决定着项目的应用效果、甚至是项目的成败,相当多的用户严重忽视了这一点。

相关阅读:OA系统分阶段实施的管理

粤ICP备11095012号-1
Copyright 2005-2017 深圳市承元软件技术有限公司