企业OA管理是什么?
发布日期:2013-2-6 信息来源:http://www.chysoft.net

首先,我们先通过一个企业的应用案例,看看传统的企业管理中存在的常见问题,继而再详细探讨一下究竟什么是企业OA管理,以及企业OA管理主要存在哪些优势?

案例:
『总经理将所有的中间管理层人员叫到了办公室,情绪激动的说:“为什么到现在产品还没有发出去呢?”,发货负责人说:因为产品还没有生产出来。生产部负责人说:因为没有原材料,不能进行生产工作?采购部负责人说:因为资金没到位,原材料采购被置后。财务部负责人说:先前各种款项都没有收回来,实在没有资金可供调配啊。这样轮了一圈,每个人似乎都有责任,每个人又似乎都没有责任,那这到底是谁的责任呢?』

很明显,最终的责任根本在于企业管理自身的问题,企业没有管理好、规范好,没有形成一种良性的流程管理规范。最终,只是由于其中某一个环节出现问题,就导致了整个公司整个流程运转的不顺畅而出现问题,最致命的是管理者不能及时的发现问题和解决问题。

各行各业市场的竞争越来越激烈,在整个企业运作系统中,一个小小的细节对整个过程和结局都有着非常大的影响作用,常常因为一些关键性的细节出了问题,就可能导致整个事件无法顺畅的进行而原地踏步。

这样的案例在传统的企业管理中具有一定的代表性,因此引进OA,借助计算机和网络的优势实现办公自动化,加上融入良好的企业管理思想,就形成了相对于传统管理模式不同的企业OA管理。OA作为信息化和高科技时代下的产物,可以快速的帮助企业管理者发现其中的问题,然后有针对性的给予解决,因为在OA平台中,每个办公流程都沿着预定的轨道往下自动进行,且每个办公步骤都完全记录在OA平台之上。因此,只要一个环节出现问题,就都会在OA中表现出来。

在企业OA管理中,借助OA软件实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式,使日常许多通过手工完成的事情,被计算机和网络提供的功能所代替,它最大的特点就是规则管理代替人力管理,它的每一个步骤都是在软件程序的基础上进行了规则化,只有这样不同的管理者可以快速的发现管理中的问题,并及时的进行改进处理;中层领导可以结合数字化的任务进行细致的布置工作给基层员工,基层员工可以结合清晰的任务要求,起止时间来进行工作,这样就形成了一种良性的管理模式,以上案例所提到的问题也可以得到最大限度的避免了。

那么企业OA管理具有什么样的优势,它如何帮助企业规范管理,它到底能解决哪些实际问题呢?
1、解决沟通交流问题
员工与员工之间,员工与领导之间,其中的沟通不畅问题严重阻碍了企业的发展,尤其是对于大中型企业,企业内部沟通交流不顺畅,某些问题就不能得到及时的发现和处理,下达指令就不能得到有效的执行。通过OA的各种内部交流模块则可能有效解决沟通问题。

2、解决信息共享问题
企业内部的物资等各类信息,常常去向不明或不清晰,状态也不清楚。如光盘,图书,文件、公车等,这些物品、资料的详细情况究竟是什么样子的?而OA中例如行政事务管理功能、资产管理功能、资料管理功能等的综合使用都可以很方便记录各种物资的实时状态。

3、解决事务管理问题
各种事务性的工作很容易让员工们感到繁琐,比如:每天的工作日志、工作计划、日程安排,每周的工作报告等等,即使这些日志、计划每天都在写,可久而久之,大量的这种事务性的资料累计,最终只演变成一个形式,员工能否得到有效执行,而领导是否有时间去一一查看和指导,存在着很大的疑问。而通过OA的协同办公功能,员工可以将日记、计划、日常等有条理的记录在这个协同平台上。领导和员工都可以方便对这些资料进行索引、阅读和管理,更重要的是可以随时根据这些资料进行有目的性的办公。

4、解决任务监控问题
这是OA的核心功能之一,上级领导新建一个任务单分配给任务责任人,同时也发给任务协办人和参阅人,责任人接收任务单后开始执行任务。在执行过程中,任务的分配人、责任人、协办人、参阅人可以随时随地的进行沟通、反馈和文档共享,分配人可以随时查看任务进度并进行监控督办。

企业OA管理,其实就是借助OA办公自动化软件来辅助执行企业的管理和工作。以上的各种问题企业若仅凭借传统的手工方式都是很难得以解决的,而通过OA可以方便的、高效率的解决各类问题。不过我们也必须认清的是,OA不是万能的,只有有效的融入企业的管理思想,才能够最大化的应用好OA。而随着社会的发展,行业竞争的日益激烈,没有OA的管理和帮助却也是万万不能的。

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