企业如何减少OA运营成本?
发布日期:2013-2-22 信息来源:http://www.chysoft.net

企业引进OA办公系统,在成本的这一方面上,用户一般比较关心OA办公系统的初始购买成本,因为这是最直接的资金付出。其实,对于后续应用中的OA运营成本,对整个使用过程来说将有更大更深远的影响。OA运营主要是指日常使用中的管理、维护、优化和升级等。在如何减少OA运营成本的问题上,笔者通过多年来对OA实施经验的积累和对多种品牌OA办公系统的了解和分析,在此主要列出了在业内比较有共鸣的相关几点。旨在为众多的OA用户如何更好的做好OA运营工作,减少OA运营成本提供帮助。

一、制定合理的OA运营方案
1、指定统一OA项目的负责人,负责统一的沟通和协调,相关部门做好各方面的支持与配合,企业领导重视并给予足够的支持。
2、组建和培养OA运营团队,根据企业自身条件,在引进OA办公系统之后,组建系统管理和应用管理团队,做到自给自足,渐渐降低对厂商的服务依赖,从而降低运维成本。而作为负责任的OA厂商,有义务按照授人以渔的思想,向用户传递知识和技能,帮助客户培养OA运营团队。
3、有问题及时解决,保证OA服务的速度和效果。最终使用者出现使用问题时,系统管理员要及时解决,解决不了的及时与OA厂商的实施人员联系。OA系统管理员要不断在出现问题、解决问题的过程中,逐步提高自身解决问题的能力,以保证对OA系统的实施效果。
4、做好数据维护和备份,使数据丢失时的安全代价降低至最小。对于此项工作,具体可参阅文章《如何做好OA系统的日常数据备份》。

二、选择正确的厂商OA运营服务
  在OA运营维护上,很多企业存在一个误区,认为选择当地的提供商或者当地要有服务、代理机构的,有问题了才保证能够有人随时上门服务。其实这种服务模式已经处于被淘汰的边缘,承元软件认为,OA系统服务借助网络和远程将更为可取,而且比上门服务更灵活、更及时,最重要的是成本也会更低。另外服务机构要么是小办事处要么是代理商,他们对产品的熟悉程度以及修改权限和技术都远不如供应商直属的专业技术人员。对于这样的运营维护,用户或许会因此付出更大的风险和代价。

三、选择良好的产品减少OA运营成本
减少OA运营成本和运营难度,除了借助一些方法和良好的服务,跟选择的系统产品本身的品质也存在莫大的影响关系。文章开始我们就提到OA运营主要涉及到日常使用中的管理、维护、优化和升级,而OA系统本身的特性几乎影响到后续运营的每一个方面。譬如,对于系统管理,若系统后台设计强大、合理,管理难度自然降低;对于系统维护,若系统基础安全防范能力强,维护难度也自然低;对于系统优化和升级,若系统基于平台化、扩展性好,易于集成和扩展,自然可以更好的做好优化和升级工作;成熟稳定技术先进的OA产品,确保OA的稳定运行降低OA的出错率,确保OA系统稳定的运行。所以说OA系统本身的特性是影响后续OA运营成本和难易程度的关键性作用,选择一款良好的产品对减少后续OA运营成本也将是最大的保障。

四、不同部门协作进行OA运营
  对于企业管理软件,无论是OA办公系统,还是CRM、ERP系统,后期运营一般都需要不同的部门合作才能更好的完成。OA中存在很多需要不同部门之间协作完成的内容。行政部门不可能将技术后台的内容一起完成,而技术部门也不可能将行政部门的一些流程顺利进行。如果互相工作出现交叉,不仅会出现工作上的重复性,也会导致后台的数据出现错误。因此笔者认为,分工明确是减少后期运营成本的一个关键问题。企业可以将管理类的运营与技术上的运维进行有效分工,这样能大大减少后期人力、时间和财力的消耗。
  用一个简单的例子说明好了,当公司有新的员工入职,在OA办公的管理层面上,需要人事行政部门进行相关的通知与批准等。而对于后台的许可认证等,就需要由技术部门来完成。

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