深化OA应用需结合企业管理
发布日期:2013-2-25 信息来源:http://www.chysoft.net

传统企业由于跨部门、跨地域等的限制,企业信息不能及时有效的共享,单位内部沟通和协作效率低,这些因素影响了企业的办公效率,也制约着现代企业的良性发展。针对这些问题的改善,很多企业想到了引入OA系统规范和提升企业管理,然而OA实施是一个系统的工程,OA应用是一个长期的过程,不仅仅是OA软件厂商的事情,同时也是企业自身对OA应用和信息化的积累和提升,只有这样才能真正的将OA结合到企业管理中,达到软件和管理的有机结合。我们可以从以下几个方面综合考虑:
一、明确OA应用于企业管理的目标
“OA实施需求先行”,在正式进行OA应用之前对企业的管理需求,引进系统之后要实现的目标有明确的定位与规划。从行业的角度出发,可以参考行业中已有的OA成功应用案例,从中汲取适合自身经验,切忌简单照抄和照搬他人模式;从自身特点出发,可以让管理团队从初中级管理人员到高级管理人员提出各自的设想,从管理层之中获取管理者意愿达到的目标,因为他们的管理理念和设计是OA藉以实现其价值的核心所在;从软件技术角度出发,了解软件和信息化对企业的作用,关注OA技术的先进性和扩展性对OA后续应用深化的作用。
OA需求很难做到尽善尽美,关键是需要规划好企业的核心需求,对OA有长期和深入应用的用户,需同时考虑相关的技术要素,如:OA的扩展性和二次开发能力,系统的稳定性等。

二、正确的OA软件选型成功应用的关键
OA软件选型可以说是整个OA系统实施中最重要的一个环节,对日后OA系统的实施和服务有着莫大的影响,选择OA软件不能简单的比较软件的功能和价格,需要重多个方面进行综合的考虑,特别是对厂商的服务能力的考察和评估。
很多企业没有专门的信息化人才,或由于自身信息化方面的经验不足,在OA实施的选型阶段,容易受价格和产品表面功能的影响,常常受到OA资金预算的限制,容易陷入OA厂商低价竞争和广告推广的误区。

三、通过OA应用规范企业管理
在引入OA软件之后,为了充分体现管理者的管理思想,应当在实施前对进行流程的规划,将流程规范化、合理化并通过OA电子化,在流程的实施上可以“由点到面,逐步展开”,实施一个成功一个,切忌贪大求全和简单的追求进度,要结合企业的实际管理需求逐步深入,重视OA应用的效果。
为了保证未来在办公系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。这就需要相关的管理人员收集相关方面的单面,特别是从初级到中级到高级管理团队的意见,结合参考以往管理过程中的相关制度等,充分设想OA软件运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA软件进行管理过程中可。

四、落实执行力和提升工作效率
立足于企业自身的特点和需要,制定合理的OA实施计划,领导重视和带头,各部门全力配合是OA获得成功应用的关键。在合理化的流程建立起来之后,随之而来的便是对这一流程的贯彻和实施,通过流程化的办公管理,将大大促进企业的工作效率。与此同时,管理者应该注重对于各部门各环节执行力的关注和研究,分析不同部门与人员在执行力方面的优势或不足,从而不断查找问题督促进步,将在执行力方面有所不足的部门或人员经过约谈或督促,推动其执行能力的提高。

五、结合企业管理并不断深化OA的应用
OA应用和实施是一个系统工程,需要做好整体规划和分步来实施,关键是企业需要把目前自身核心需求先提炼出来,结合企业实际管理问题并逐渐深化应用。企业在不断的发展变化,周边的各种环境因素在不断的变化,企业对OA的认识、作用和要求也在发生变化,因此OA应用也是一个长期的过程,是一个逐步深化和深入应用的过程,伴随着企业发展和管理的始终。只有在实际应用过程中结合自身的管理需要,不断的完善和深化应用才能取得良好的效果。

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