学校教育机构适合使用OA系统吗
发布日期:2013-3-2 信息来源:http://www.chysoft.net

一直以来,OA系统被各行业众多的企业单位所广泛使用。随着OA功能更加强大和应用的普及,越来越得到大家的青睐和喜爱,并更好的服务于广大企业用户。而对于非盈利性的事业机构,例如学校教育机构,可能相对较少的在日常工作当中使用OA系统。很多事业单位认为OA系统是一些政府和企业的专属办公工具,而一直怀疑自身的情况是否适合使用OA系统。这除了学校教育机构较少的看到兄弟单位应用OA系统而取得成功的案例之外,同时在于其“非盈利”的性质,当面对管理和办公难题的时候,没有去考虑使用OA软件解决自身的问题。

而事实上,OA系统不只适合于盈利性企业,不少非营利性事业单位也已经有了成功应用的经验,一些学校教育机构也迈出了信息化办学的第一步。不可否认的是,在缺乏信息化支持的传统办公模式下,学校教育机构存在很多雷同于其他企业的、也有自身行业所具有的一些弊端:
1、多年来,学校教育机构积累了大量的资料,有上级文件,本校规章制度,各学科的计划总结,各科组、各老师的教案、试卷、成绩统计、论文等。有教育机构的学术讨论的多媒体资料,如图片、视频摄像等等,在此不一一而论。这些资源存在着无管理、无分类、无权限划定、无备份等问题。

2、学校教育机构不像一些企业对员工有严格的业绩或项目进度的要求,个别工作人员不免会存在工作懒散、不负责任的办公态度。好多时间被无谓的浪费了,主要原因是缺少一个协作、合作化平台将分散的各个点及功能联系起来,形成一个共享和高效协作团队。

总而言之,现有的教育机构缺乏一个整合沟通,能将学校各方面的工作整合到一起,实现协同办公,规范处理,权限划分合理、使用方便、安全可靠的一个系统平台。引进一个功能合适的OA系统不但可以轻松解决以上问题,而且还能给学校教育机构的发展带来更多的好处,主要如下:
1、工作流程的自动化
OA系统打破了学校传统的纸质公文办公模式,使得学校对内对外的收发文、信息管理、档案管理、会议通知等均采用电子起草、审批、签发、归档等自动流转方式,提高了办公效率,实现无纸办公。相关人员再也不用拿着各类文件在各科室跑来跑去忙着审批盖章,而是利用廉价又快捷的网络和电子流来传递流程,节约了大量时间的同时,还可以发挥信息共享功能来协调学校各科室的工作,减少工作中复杂环节,提高工作质量。

2、文档管理的自动化
使用OA系统可以使各类文档能够按照某些权限定义进行保存、共享和使用,还可以便捷的进行查询。文档管理的自动化使得各种文档实现电子化,使得学校各个科室的所有员工都能方便看到学校的各种规章制度和教学文件。只需一台普通的计算机,只要有适当的权限就可以查看阅览,可以使档案信息更加透明,流动性更强。

3、节约办公成本
对于学校教育机构来说,纸张和笔墨是必不可少的,也是日常用到最多的,这也成为单位办公成本消耗最多的项目之一。使用OA系统办公,我们不敢保证可以完全抛离纸张和笔墨,不过可以担保的是,一定可以大大节约了这些传统办公用品的开销成本,在节省大家时间成本的同时也降低了单位经济成本,何乐而不为呢。

4、加强教职工与学校领导的沟通
另一方面,OA系统平台的使用,使得教职工同事之间、教职工与学校领导之间的沟通更加方便,信息反馈更加顺畅。

学校教育机构和普通企业一样,同样是一个多人协同工作的单位机构。因此,它就不免涉及到沟通的问题、信息共享的问题、日常管理的问题,而OA系统能够更好的解决这些问题。因此,“学校教育机构适合使用OA系统吗”在此自然可以得到很肯定的回答。学校教育机构同样适合使用OA系统,也可以像其他企业一样,给单位带来办公和管理的便利,为发挥教职工和学校后勤职员工作的积极性提供了一个新的平台。

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