oa实施成功的几个必备条件
发布日期:2016-3-4 信息来源:http://www.chysoft.net

oa只有成功实施,并在单位内深入和全员大范围的应用,才能发挥应有的效果。虽然影响oa实施成功的因素是多方面的,但笔者认为以下几个条件是至关重要的,也是必备的。
一、自身需求清晰是前提
oa信息化成了很多现代企业的选择,但oa实施是一个系统的工程,oa成功实施切忌简单的照抄照搬和盲目跟风,首先,用户自身需要对oa和信息化有一定的认识;其次,要根据自身的特点结合行业内成功的应用做好oa需求的规划,实施oa前需要明确oa达到的效果
对自身需求和oa预期的目标效果不关注,单纯主观的去选择OA产品和厂商,是最常见的误区。oa需求是整个oa成功实施的首要关键因素,后续oa实施计划的制定,oa软件产品和oa厂商的选型,oa是一次性实施还是分阶段实施,oa实施的资金预算投入,系统的维护与服务等均以此为依据。需求的规划避免“过于简单”、“过于泛化”、“贪大求全”,“完全依赖于oa厂商”等问题。
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二、单位领导重视和oa负责人的作用
oa系统是单位全体人员协同工作的办公平台,既然是全员所有,那就有必要针对大多数的人员进行推广,只有整个单位的人都使用起来,才能充分发挥企业内部部门与人员之间协同、协作的作用,真正实现内部良好的沟通效果,有效的提升办公效率,因此单位领导的重视对oa实施推广有着重要的作用和意义。在oa的推广应用过程中,需要单位制度的配合和良好的执行力,可能会出现各种不同的声音,特别是反对的声音多了,领导便会对信息化产生质疑,信息负责人也会面临很大的压力,oa实施便面临失败的可能。因此,在进行oa系统项目建设时,切莫轻视系统实施的重要性,任何一处环节出了问题,都会造成整条链的断裂。

oa项目负责人对oa实施成功起着关键的作用,是oa软件厂商、最终用户之间有效沟通的桥梁,负责oa需求管理、oa问题的收集与沟通反馈、日常问题解答与培训、系统维护与服务等工作。如果单位面临oa项目负责人的更换,需要提前做好交接和培训,确保oa应用正常的持续进行。

三、oa软件产品和oa厂商选型到位
有了符合自身的需求和单位领导的重视,oa选型就成了整个oa实施成功的重要环节了,我们可以从oa选型失败带来的常见问题进行分析,从中汲取教训:
1、oa厂商的产品不成熟、功能不完善,很多基础的功能需要定制开发;oa的技术架构和系统设计落后,后续功能扩展和维护很困难。
2、oa厂商的技术和服务能力弱,无法满足用户深入应用的要求,导致oa的应用一直停留在比较浅的层面上。
3、oa系统稳定性和性能太差,导致日常无法稳定和正常使用;安全性没有保障,数据的准确性和完整性无法保障。
4、oa厂商产品、技术落后,服务管理不成熟,造成系统日常维护服务的成本代价高,服务难以为继。

oa应用不是一蹴而就的事情,oa实施成功需要选择拥有良好扩展性、集成性、灵活性和开放性的oa产品,满足后续用户不断变化和深入的需求,同时要求厂商提供良好的技术服务作保障,才能满足oa由浅入深、有规划、分阶段实施的要求。

四、不断的深化oa应用
任何事物不是完美无缺的,oa的应用也是如此,需要结合单位的实际情况并不断的深化oa应用。承元软件认为,oa应用是一个由浅入深、不断深化的过程,也是用户单位oa信息化经验积累和提升的过程,只有在结合自身需要的基础上,不断深化OA的应用才能取得良好的效果。

用户不同的阶段对oa的需求不同,深化oa应用首先取决于领导层对oa信息化的认识与重视程度,也和用户实际的管理需求相关。oa用户单位在实施oa时是否有相关配套的管理制度,oa厂商是否能够提供高质量、高效率和高性价比的服务,也是oa应用深化必不可少的条件。

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