使用oa办公系统执行工作任务分配
发布日期:2013-3-23 信息来源:http://www.chysoft.net

企业日常工作中最基本的管理就是工作任务分配、执行、反馈以及跟踪与评估,而在任务的规划、执行过程中,内部的沟通与协作,团队对分配工作任务的执行效率和质量,信息反馈的及时性和有效性等过程细节管理至关重要。毫无疑问在当今信息时代,使用oa办公系统解决工作任务的分配与管理问题是一个很好的选择,充分发挥了计算机技术和网络的优势,而本文主要在此简述使用oa办公系统如何执行企业工作任务分配的问题。

工作任务分配看起来似乎很简单,只不过是考虑将哪些人手和资源安排到哪些具体任务上去。但事实上,工作任务分配也是一件需要妥善管理的工作,特别当涉及的人员和环节比较多,对信息反馈和处理效率与准确性要求比较高时,其管理起来是非常繁琐的。它的难点主要在于任务的动态性(即项目可能根据时间、进度的变化而改变,从而需要动态调整、分配工作任务和资源)。如果不能及时发现和处理必要的调整,将可能严重影响整个任务的完成。但是,任务的动态和进度将怎样有效的表现出来,应该根据哪些数据来做调整,以动态执行工作任务分配呢?在传统的方式上企业管理者较难做到,而使用oa办公系统,则可以根据相关数据和功能来做好这一方面的事情,主要如下:

1、做好首次计划的工作任务分配,根据任务的实际情况选择适当的人力和资源,通过oa办公系统,建立新的任务管理,oa协同功能则自动通知所有相关人的任务具体详情,以及任务参与人的接受、反馈情况,所谓好的开始是成功的一半,所以在任务开始前就应该抢先一步提高工作效率。

2、做好任务过程的共享、提醒和交流。通过oa办公系统的任务跟踪等功能,使任务信息更直观、更详细,比如任务进行进度精确到具体的百分比。而且每个人都可以看到自己的任务情况和总体任务情况,任务进展情况对每位成员都一清二楚。

3、做好工作任务动态分配。通过实时查看资源使用状况和任务承担情况。任务的负责人通过这样对任务进展及资源现状有清晰了解,以及和过往项目的状况对比之后。然后根据需求和有效经验做出工作任务分配的调整。

最后,相信所有企业领导者都最清楚的是,管理工作任务分配并不只是任务从开始到完成过程的管理分配,更重要的是,后续做好任务追踪及效果评估,积累企业项目经验则同等重要。而这些同样需要使用oa办公系统中管理和存储的各项历史数据做依托,进行科学评估。

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