使用oa进行工作安排与跟进
更新日期:2013-4-6 信息来源:http://www.chysoft.net

众所周知,oa是为提升企事业单位管理服务的,使用oa可以优化内部的管理流程、提升执行力,从整体上提升用户单位的协同和协作能力,提升单位的管理水平与办公效率,降低企事业单位的运营成本,这正是oa给企事业带来的价值之所在,也是被很多单位广泛选择的重要原因。然而,oa中的基础模块众多,使用好oa特别是合理的运用好oa并非一件容易的事情,在不同的场合需要使用不同的功能。
本文从使用oa实现单位内部的工作安排和任务的分配的角度出发,以承元oa办公系统中的功能为例,讲述使用oa进行工作安排,实现内部有效和准确的沟通,有效进行工作安排与跟进、监督与指导等过程的管理。

在承元oa中用于工作安排和跟进的模块比较多,除了日常比较常用的审批流程外(具体见“oa办公软件有哪些常见的审批流程”),常用的还有以下oa功能和模块:
一、oa任务管理
任务管理模块主要功能包括,任务发布者对任务的下发与分配;任务执行者在收到系统提醒后,对工作任务的确认与接收,任务执行过程中的沟通与信息反馈;任务发布者对任务跟踪和监督,对任务反馈信息的指导与回复,对任务执行人的变更,结束任务等。
通过任务管理实现了任务的分配、执行、反馈、跟踪与监督,以及相关环节的信息提醒等。

二、oa日程安排
在承元oa中日程安排可以按日、周、月等不同的模式展示,可以按提醒中、本日待办、未完成等方式进行检索,日程中的工作安排可以设置提前提醒周期、重要级别、设置跟进监督人,日程工作安排可以使用不同的方式进行提醒,相关有权限的人员可以进行日程跟踪。
传统oa中的日程安排信息基本上是手工录入的,承元oa中的日程工作安排信息很多是系统自动产生并其他模块关联的,典型的如:财务收款与付款按日程提醒、出纳的款项支付、客户的跟进提醒,工作日记的提醒等;对于个性化的模块可以调用承元oa的日程安排二次开发接口,如:律师管理系统中相关环节的提前提醒。
用好日程安排可以让每个人的工作安排有条不紊,避免工作的贻误。

三、oa工作日记
工作日记用于日常的工作汇报和上下级的沟通,下级通过工作日记进行工作的汇报,上级可以对下级的日记进行查阅、批示和工作安排,上级可以分部门和按不同的人员对日记进行管理。

四、oa工作沟通单
对于需要协调相关部门共同参与的事务,在承元oa中可以使用工作沟通进行解决。如:市场部门人员遇到问题,可以协调他的上级、技术部门、生产部门和财务等参与,对于重大的事情甚至可以协调管理层参与。
通过工作沟通可以协调不同的部门和岗位参与,参与人可以对整个事情进行跟踪,而上级部门可以监控整个事情的沟通过程以及处理结果,对于复杂、周期长的工作的协调管理,不仅提高了沟通和执行效率,同时可以避免相互之间对工作安排的推诿。

五、文件交换
类似内部邮件系统功能,实现部门与部门,部门与个人,个人与个人之间信息的发送、提醒、接收、回复、转发、补发,是否阅读和接收时间的跟踪等,支持大附件的发送。

工作安排、沟通、监督和指导在企业日常管理中每天都在发生,传统手工模式的管理由于受时间、区域和单位规模等因素的影响,信息的准确性和及时性、工作的执行效率、执行效果等方面也受到一定的影响。通过oa规范用户单位内部的管理流程与规范,合理运用oa软件提供的各种功能,可以更好的执行工作安排,实现及时和准确的内部沟通,以及对已安排工作的跟踪、监督和指导,提升内部的执行力。

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