使用OA一般可以节省哪些成本?
发布日期:2013-4-20 信息来源:http://www.chysoft.net

企业使用OA可以节省成本吗?关于这个问题的回答,笔者想应该是肯定的,因为OA系统应用既然俗称为无纸化办公,节约纸张必然是OA节省成本的一个方面,关键是通过OA可以提升内部协作能力,提高企业单位内部信息的准确性和及时性,进而提升办公效率和企业管理水平。下面我们就来算算这笔帐,看看使用OA系统究竟能为企业节省多少成本?

承元软件作为一个在OA行业默默耕耘十多个春秋的OA公司,接触过无数的企业OA用户,其中合作的客户也很多,在此大致把客户使用系统前和使用后的费用做了一个简单的统计。虽然以下的数据存在比较大的主观性,不过仍然可以从某一程度上反应出OA系统的节省效用。

下面主要以一个例子来辅助说明:
假设一个企业员工数是200人(其中100员工在本地,100员工在外地),按照一个单位每人每月最基本的费用开支来简单计算,其中人均工资为2500元/月,人员平均的通讯费用为10元/月,人均办公用品的费用为5元/月,那么企业每月在这几个方面所需投入总共约为200*2500+200*10+200*5=503000元。再来看看OA系统中能够节省费用的功能和比例,通过分析使用OA大概有以下几个功能可以节省费用。
1、首先,表现在人力成本的节省。系统的正式运行后有部分岗位是可以改革,按照减少5位计算。

2、OA系统个人办公、基础协同办公(例如工作日记、工作计划、工作沟通单等)可以节省记事本等传统文字纸质载体的使用成本,可以节省办公用品费用的比例约为20%。

3、OA系统中的请假、报销、出差等电子申请流程;公文审批和传阅;办公用品采购,领用/归还;车辆管理等各种申请和其他纸制文件的管理,可以节省办公用品费用比例约为40%。

4、内部信息共享,新闻、通知、知识管理、论坛交流等功能可以减少内部信息共享费用,节省办公用品费用比例约为10%。

5、即时消息、邮件功能、文件交换等可以节约日常内部通讯费用,比例约为30%。

按照各种费用的节省比例来核算这家企业在OA系统上线之后每月的费用投入:即195*2500+195*10*30%+195*5*70%=488767元。
那么每个月这家企业可以节省费用为:503000-488767=14233元。那么一年则可以节省超过17万元。那如果持续和深入使用OA系统效果又会怎样呢?

OA系统可以节省大量纸张、电费、通讯费、纸质办公的存放空间和文件柜等各种可预见的办公资源。然而,其所带来的办公效率提升以及管理提升而制造出来的价值,是无法估量的。以往两三个人一天做的事,借助OA系统可以在很短的时间内完成,任务完成的质量更高,由此可见,使用好OA可以为企业带来极大的价值,而这些都是没有计入到前文的数字算式中的。

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