与oa相比,邮件和QQ沟通有哪些不足?
更新日期:2013-6-19 信息来源:http://www.chysoft.net

邮件和QQ等即时通讯软件简单易用,日常应用也可谓是非常广泛,对于很多企业(如:外贸企业)邮件和即时通讯软件更是不可缺少的必备沟通工具。与邮件和QQ相比较,oa沟通的优势主要是在企事业单位的内部管理上,日常工作中很多沟通都可以在oa中实现,如:会议、工作请示与报告、工作计划、任务的下发与执行等,当然oa的作用不仅体现在内部沟通。而与oa相比,邮件和QQ沟通在存在一些不足,如:没有实时数据,也无法办理业务,信息无法关联等。
一、邮件和QQ无法进行业务的处理
在企事业单位的日常工作中,经常会出现“沟通”-->“执行”-->再“沟通”-->再“执行”,当我们面对的是“业务处理”、“任务执行”等类型的沟通时,邮件和QQ就无法进行业务的处理和任务的执行了,只能借助于第三方的手段,但沟通和执行信息也就相对的被割裂开了,而在oa中这可以说是最普通不过了。oa是组织行为管理的软件,可以提升企事业单位内部的沟通效率,协同和协作的能力。oa不仅实现和存储了内部沟通的记录,同时也提供了业务处理的操作,有权限的人员和各级部门负责人,可以对自己管辖范围内的事情进行跟踪、监督、指导和管控。

二、邮件和QQ无法很好的解决多环节和多层级的沟通
通过oa结合企事业单位的实际流程,可以实现跨部门和多层级的沟通,并同时可以进行业务的处理。在此,我们以一个企业的售后故障服务流程为例,客户人员录入客户的故障信息后并初步处理,发送到下一个环节的责任人,由相关部门责任人安排技术服务人员解决,而技术人员也需要将现场处理的结果反馈到系统中。可以肯定在问题处理过程中,会涉及到不同层面反反复复的沟通,对重要或问题级别比较高的,则需要其他部门人员或高层负责人的参与。应该说,这种沟通在oa中可以得到很好的解决,但当每日需要沟通的问题非常多时,通过邮件和QQ则很不方便。特别是当某个问题的处理周期比较长,沟通的细节比较多,参与的人员比较多,邮件会“堆积如山”,邮件和QQ的沟通就已经力不从心了。

三、邮件和QQ沟通信息无法关联、检索和统计
对于企事业单位来说,内部沟通的内容可能会非常多,涉及到单位的方方面面,通过oa进行沟通,可以是以事件或任务为主线,也可以是以人为主线的沟通,在承元oa具体模块的使用上,可以采用oa的任务管理、日记、汇报、工作沟通单、流程审批等,以及个性化定制开发的众多功能,信息之间可以有效的进行关联,如:在工作的汇报与批示中产生任务,在流程审批中产生各种消息提醒,可以按人、事情的类型等检索沟通记录,对沟通记录进行汇总和统计。而邮件和QQ这方面就存在明显的不足,特别是一件事情执行过程和周期非常长,沟通的内容也非常多,邮件和QQ无法提供行之有效的管理,更不可能进行单位业务的处理。

四、oa与邮件、QQ等的结合
虽然邮件和QQ的沟通作用是oa无法完全代替的,如:oa一般只能是在单位内部使用,而邮件和QQ相对来说没有这个限制,但对于有一定规模的单位,oa是内部沟通的最佳平台。在单位内部使用oa进行沟通,可以实现多人、多部门、多层级和不同层面的沟通,在沟通的过程中同时进行业务的处理,而邮件和QQ这方面就相对比较欠缺。
实际上oa和邮件、短信、即时通讯工具是可以集成的,以承元oa为例,在OA中已经很好的集成企业邮箱,可以在oa中进行邮件的收发,与RTX(相对于企业内部的QQ)等即时通讯软件的结合,实现对oa的即时消息提醒,从而实现它们之间的优势互补。

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