oa与即时通讯软件的沟通作用比较
发布日期:2013-8-23 信息来源:http://www.chysoft.net

沟通是企事业单位内部管理的重要手段,不同的单位一般会采用不同的模式,传统的模式主要采用电话、传真以及面对面的沟通模式,而重视信息化的企业则更多的采用了oa和即时通讯软件等方式,oa和即时通讯软件成了很多现代企业不可缺少的工具。目前部分即时通讯厂商开始鼓吹,即时通讯很有可能成为又一个企事业必备的软件,甚至将其与oa管理软件画上等号,其市场潜力不可忽视,事实真是这样的吗?

应该说,即时通讯软件更适合于解决个人之间的沟通与协作,但oa的作用远远不只用于沟通,一些厂商夸大了即时通讯软件的效果,提出使用通讯软件代替oa进行协作与沟通,更是一种以偏概全的说法。那么,如何解决好单位日常办公和管理过程中的沟通问题呢?承元软件建议,沟通模式可以是多种多样的,如:oa、即时通讯软件、传统沟通手段等,不同的模式有着各自的优势和适用范围,一般可以从以下几个方面入手:
一、适合oa沟通的范围
1、oa沟通的优势主要是在企事业单位的内部管理上,日常工作中很多沟通都可以在oa中实现,如:通知、新闻、会议、工作请示与报告、工作计划、任务的下发与执行等。
2、结合业务处理、需要权限控制的沟通使用oa比较适合。
3、流程化的内部沟通与管理,跨时间、跨层级、跨部门的沟通使用oa更为合适。
4、覆盖面广、需要多人参与发表讨论的沟通与话题,则可以通过oa来进行管理,可以实现信息的跟踪、查询和永久保存。
5、每天、每周、每月的工作日志则通过oa进行处理,可以实现很好的上下级的互动。

二、适合即时通讯软件的沟通范围
1、个人的、独立的沟通与信息传递可以通过即时通讯软件进行处理。
2、单独、小范围的信息和文件可以通过即时通讯软件来传播。
3、各类即时的消息提醒。

三、其他传统的沟通方式
虽然有了现代化的各种沟通手段,但传统的沟通模式也并没有完全被代替,如:
1、重要的、迫切的独立信息可以电话来进行。
2、重要的、迫切的、复杂的消息可以采用面谈形式进行,面对面的沟通可以更好的增强人与人之间的感情。
3、企事业单位的内部的会议沟通,线下会议信息量大,比较正式、隆重,但同时存在组织困难、成本高的不足,对于异地办公的单位更是如此。

在实际应用中,即时通讯软件在给单位带来便利的同时,最大的难题就是难以管理,如:很多人在上班时间谈起了私事、插科打诨,上班变成了聊天降低了工作效率,而且人员一旦离职,即时通讯软件中的沟通信息也同样遗失。而oa对信息可以做到不同程度、按权限的控制,信息可以完整、按不同分类进行保存,弥补了即时通讯软件的不足。

从沟通作用的层面来进行分析和比较,即时通讯软件和oa有着各自的优势,前者更多的是个人与个人之间的即时沟通,消息的提醒等,而oa则侧向于规模化、流程化、跨部门、跨时间,以及海量信息的沟通,在oa沟通过程中一般可以同时进行业务的处理。oa和即时通讯软件是两类不同的软件,在实际应用中不可相互代替,在相当的一部分用户单位中同时拥有者两种软件,oa和即时通讯软件的集成与整合可以更好的发挥二者互补的优势。

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