OA办公软件实施之全员化推广
发布日期:2014-4-28 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公软件不同于其他的管理软件,是一个面向企事业单位所有人的管理软件,软件推广存在一定的工作量和难度。在经历了OA需求的规划、OA产品和软件厂商的选型、OA系统的开发与实施后,就需要在用户单位内部进行OA应用的推广,这是一个长期的过程,也直接关系到OA的使用效果。OA办公软件的全员化推广一般以用户自身为主,厂商的技术支持与服务为辅。

OA办公软件全员化推广的目标与意义
只有将一个单位的日常事务管理在OA中电子化、流程化,并让绝大多数人都熟练的在一个统一的平台上办公,才能真正的发挥OA软件的协同和协作的效果,才能真正的发挥OA的相关作用,实现规范和提升单位的内部管理,降低单位的管理成本,提高内部的办公效率和信息的共享能力。
因此,全员化推广的目标是要让大多数人习惯使用OA办公软件,并喜欢OA办公软件,形成“我为人人,人人为我”的良好氛围。全员化的推广是一个单位的一把手工程,也考验着一个单位的组织管理能力和执行力。

OA办公软件全员化推广的常见问题
1、领导不重视
OA作为面向绝大数人使用的管理软件,不可能做到让每个人都满意,在推广和使用过程,不同部门的需求和立足点也不同,在使用过程中个,可能会出现各种不同的反对意见,如:最多的是需求方面的问题。如果反对的声音多了,负责OA实施推广的人员也会面临很大的压力。如果领导本身不重视、不带头使用,在OA中执行的制度在线下再执行一遍,无形中增加了很多人的工作量,让很多人觉得OA可有可无,影响使用者对OA使用的积极性,而随着更多人积极性的降低,OA的应用就可能越来越被边缘化,甚至是被最终搁置。

2、单位内部人员的问题
一款好的OA办公软件需要解决单位的实际管理问题,因此OA办公软件的全员化推广也需要结合单位的具体情况进行实施和推广。
部分人错误的认为使用OA会额外增加了自己的工作量,这源于对OA办公错误的认识,不考虑软件适用性所带来的问题,OA是为了提升单位和人员的办公效果服务的,应该是减轻自己的工作量。有的是部分人计算机基础比较差,未适应软件办公的习惯,或是由于软件的易用性不好。此外部分人由于对单位的管理制度存在异议,而OA中包含了这些管理制度,因此也产生抵触心里。

OA办公软件的全员化推广,单位的执行力是关键,同时要注意推广的策略和方法,对推广效果更不能急于求成。首先OA的使用是一个长期的过程,伴随着企业是单位发展的不同阶段,同时也会在实际使用过程中不断对应用进行深入。承元软件建议,OA办公软件的全员化推广要遵循“与管理制度相结合,由简单到复杂,由点到面”的基本原则,从简单和通用的功能开始应用和推广,从核心部门和人员开始使用,并与配套的管理制度相结合,将单位日常的事务管理在OA中规范化、电子化、流程化。需要单位的负责人带头起示范作用,并逐步在整个单位内形成良好的办公习惯。

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