案例分析OA在企业管理中的作用
发布日期:2014-5-20 信息来源:http://www.chysoft.net

OA是面向企业内部管理的,对于有着一定规模的企业必存存在各种类型的企业管理问题,对于一个现代企业来说,外部的竞争和内部问题需要变革企业的管理模式,因此使用OA提升内部的管理是非常必要的。我们先通过一个企业的应用案例,看看传统的企业管理中存在的常见问题?
案例说明:
某企业的总经理将相关部门负责人叫到办公室,情绪非常激动,“XXX客户订购的产品,为什么到现在还没有发出去呢?”
仓库的负责人说:没有库存需要生产,产品到现在也没有生产出来。
生产部的负责人接着说:这也不能埋怨我们,所需的原材料只有部分到货,无法进行生产。
采购部负责人说:采购订单已下,已经提交了款项支付申请,供应商的款项至今没有支付。
财务部负责人则说:先前各种款项都没有收回来,实在没有资金可供调配啊。
销售部负责人则罗列了一堆产品质量问题,客户不愿支付应收款项的原因。

这样轮了一圈,每个人似乎都有责任,每个人又似乎都没有责任,那这到底是谁的责任呢?这个案例虽然有些夸张成分,但基本上定性为企业内部管理出了问题,具体问题可以归纳如下:
1、整个公司缺乏性质有效的信息共享,信息的传递不及时。
2、问题处理不及时、效率低下,部门和人员之间缺乏良好的沟通与协作。
3、相关环节/过程缺少管理和监控,可能只是由于其中某一个环节出现问题,就导致了企业整个流程运转的不顺畅而出现问题,更为严重的是管理者由于“忙”或经常出差在外,不能及时的跟踪、监督、指导和解决问题。

这样有关企业管理问题的案例具有一定的代表性,因此引进OA,借助计算机和网络的优势实现办公自动化,加上融入良好的企业管理思想,就形成了相对于传统管理模式不同的企业管理模式,可以很好的解决企业管理系列问题。
1、由于有了OA,无论是在何时何地,公司管理层通过各种途径(甚至是在旅途中使用手机操作),可以及时处理相关问题。
2、财务部门也可以依据公司规定,及时的进行各项审批。
3、采购部门可以依据库存的情况和订单的生产要求,及时的制定采购计划。
4、销售部门只有相关的环节出了问题,可以及时的通过OA协调相关资源进行问题的解决。
......

OA作为信息化和高科技时代下的产物,使用范围不仅仅是涉及了行政、内部沟通、各类流程审批等范畴,通过与业务系统的集成,也可以将客户管理、销售、业务下单、库存管理、物料采购、生产安排、出货与收款、项目研发管理多个方面纳入其中。首先,是将整个企业的信息打通,实现信息的及时、完整、准确的传递与共享;其次,基于统一的办公平台可以充分发挥全员化协作的效果,从而在整体上提升企业的办公效率和管理水平。

行业日益激烈的竞争,传统的手工方式和管理模式难以适应当前环境的需要,信息化是现代企业经营管理的重要手段。企业需要提升内部的管理和办公效率,降低管理成本,毫无疑问OA在方面可以充分的发挥优势。不过企业管理者也必须认清的是,OA不是万能的,只有结合企业的实际情况,有效的融入企业的管理思想,并解决企业的实际问题才能发挥OA的效能,从这点上看,OA信息化是一个长期的过程,是一个逐步深化的过程,也需要企业不断的提升自身信息化的经验。

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