OA系统实施过程中的常见问题分析
发布日期:2010-5-26 信息来源:http://www.chysoft.net

OA系统在经历了规划、系统选型、调研、定制开发、测试等过程后交付最终用户上线使用,开始系统实施和使用推广。与财务软件不一样的是,OA项目的应用范围决定了它是一个“全员信息化”的大事,各个部门和单位的绝大多数人都参与使用,从上线那一天起到最后无论好坏,每个人都知道你干过一件漂亮或者很糟糕的事情。OA系统上线后在使用推广过程中会遇到各种问题,相关问题如果处理不好将影响推广使用的效果,甚至决定OA项目的成败,我们将常见的问题分类归纳如下:
1、推广使用的问题
使用推广是OA系统实施的一个最重要的环节,要分步实施、从易到难,忌贪一步到位,单位内容必须领导带头使用,使用前最好做好相关的培训。
在使用范围上,可以选择重要部门和计算机基础好的使用者先开始(在需求和测试环节,这些部门的核心人员能够前期参与进来),逐步的扩展到整个单位。
在模块上可以选择容易使用和重要的功能,预先投入培训和推广使用,如果员工进入OA系统之后看到那么多陌生的功能模块,心里难免有抵触心理。
最好能配备专门的系统管理员,要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护,系统管理员根据单位的规模进行配备,要求高的以计算机专业出身的人员比较合适,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。最终用户在系统使用过程中遇到的问题一般会直接反馈到系统管理员,具体见“OA系统管理员职责分析”。

2、功能需求问题
这种情况主要出现在定制开发的功能模块上,涉及到模块功能细节的调整和功能的增加,一般是最终使用者在使用过程中发现现有开发出来的功能与现有的功能有出入,或不能满足目前使用的实际需要。
如果是功能的增加,软件厂商和最终用户双方定好边界,如果需求功能无限制的调整和增加,频繁的修改势必带来新的错误影响正在运行系统的稳定性。如果确认是必须修改的,最好能够分批完整的提出,这样也有利于软件设计者对系统统筹规划设计。

3、软件系统问题 
系统的易用性和稳定性对OA系统的推广使用的影响是非常大的,成熟和易用的软件更有利于推广使用,如果系统不稳定、数据经常出错势必也影响日常的使用,此外系统的性能对用户的体验也非常重要,如果一个性能不太好、每次点击网页响应速度慢的系统带来是比较差的用户体验。
(承元“OA系统选型”中有大量篇幅描述如何进行OA软件系统的选型)
OA系统中如果包含了定制开发的功能,在使用过程中可能出现运行的错误和数据错误等问题,需要协调软件厂商解决。

4、服务问题
没有可靠的服务是不可能做好OA系统实施的,建议选择自主研发的产品,这样有利于进行二次开发和服务,因为没有哪一款产品能完全符合每一个用户的需求。
承元OA建立在承元支撑平台上,使OA系统的维护、功能升级及二次开发变得更加容易、快捷,将为你带来量身定做的实际效果。
软件系统中出现的问题和响应速度取决于两方面,一是软件厂商的服务团队的技术服务水平,二是软件系统自身的技术架构、易维护、易扩展。

5、其他
系统安全性特别是数据安全性、病毒防护、软件系统自身的健壮和稳定性、网络波动等因素也是实施中遇到的问题,在系统运行需建立数据备份机制、系统崩溃后的快速恢复等应对措施。

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