引进OA办公系统后如何应用到企业管理中
发布日期:2011-3-13 信息来源:http://www.chysoft.net

当企业决定引进OA办公系统之后,经过一系列的比较和考察,最终确定了所要引进的OA产品,之后所面临的便是如何把这一现代化的办公工具与企业的管理更好地融合在一起,让其功效得到最优化的发挥,才能使企业从中受益,切实提高管理效率和水平,增强自身的竞争力,获得最佳的投入和产出比。
要做到更好地在企业之中应用OA办公系统,就需要结合企业自身的特点,对自身进行考察,反观企业自身的管理特点,与办公系统开发公司一同研究,制定一套适合自身的流程设计、培训计划和日常维护计划等。具体而言,企业可以从以下几个方面开展相关工作:
一、明确引进系统的需求和目标
要做到更好地开展OA办公系统的实施工作,需要用户自身在应用之前,对于企业的管理需求和引进系统之后要实现的目标有明确的定位。一方面,可以让管理团队从初中级管理人员到高级管理人员提出各自的设想,从管理层之中获取管理者意愿达到的目标,因为他们的管理理念和设计是OA藉以实现其价值的核心所在;另一方面,回顾、分析和总结以往人工管理的记录,对过往管理记录通过分析和总结,发现其中存在的不足与缺憾,找出人工管理之中导致的不严谨的漏洞环节,从而可以做到有的放矢的改进意见,在后续OA系统的应用过程中可以有针对性地设计流程,弥补相关漏洞环节。

二、制度先行,围绕OA设计相关制度
为了保证未来在办公系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。这就需要相关的管理人员收集相关方面的单面,特别是从初级到中级到高级管理团队的意见,结合参考以往管理过程中的相关制度等,充分设想OA运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA系统进行管理过程中可能遇到的问题进行明确化规定,从而保证在以后的管理之中可以做到有规可依,有度可循。

三、做好系统实施的资金和人员准备
在办公系统实施过程中,包括以后的运行和维护都需要企业预先准备好相应的专项资金和管理维护技术人员,这方面的工作需要在系统实施之初即准备充分,不能临时上马或者中途减少或撤销,否则对于办公系统的正常实施以及以后的正常维护与运行将造成非常不利的影响。同时对于相关的维护管理技术人员进行充分的培训,由研发公司提供相关的技术培训,让其充分掌握办公系统的相关功能模块与日常维护技术等,从而为日后OA办公系统的正常运转和日常问题处理提供有力的支持。

四、确立办公系统实施的周期,按步骤开展
对于办公系统的应用而言,稳扎稳打地按步骤实施是大多数企业选择的方法。为了防止过快的实施导致企业管理层和员工难以快速掌握相关技能,导致应用不畅带来的负面情绪甚至是抵制情绪等,对于办公系统的实施工作应当采取一步步实施的方法。一般而言,企业用户可以选择分期实施,先在某些员工较容易上手的部门进行办公系统的实施,对技术接受能力较强的员工进行集中培训,让其掌握相关应用技能,继而将这些部门建设成为示范性的部门,起到带动影响作用。继而在向其他部门推广,逐步实施,让更多普通员工都能欣然接受这一全新的办公系统,并且可以发挥已经掌握操作技术的员工的带动、示范和指导作用。

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