企业稳步实施OA办公系统的三个原则
发布日期:2011-5-8 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统的诞生标志着传统的、完全依靠人工的办公模式向着自动化、流程化、效率化的现代办公管理模式的转变,因此在办公系统的实施过程中,伴随的是对企业员工原有办公习惯的改变。特别是对于发展时间较长的企业而言,职工在长期的办公过程中形成的习惯要想在一朝一夕之内完成较为完美的改变,其中的难度不言而喻。
面对这种情况,要做到实施好OA办公系统,使全新的现代化办公系统贯彻到企业的日常办公和管理之中,必须遵循稳步推进的方法,在此过程中要尽可能避免出现贪快求全而出现的“人机矛盾”,防止培训服务不到位、不人性而使员工对新系统有怨言甚至抵制心态。要妥善避免和解决这问题,需要在实施办公系统中遵循“三原则”。
一、设立过度缓冲期,杜绝冒进做法
对于企业职工而言,要让他们快速丢掉以往日常工作中养成的做法和习惯谈何容易,但管理者往往对于新进入企业的办公系统抱以厚望,期待能够快速地发挥出OA系统的高效作用,容易产生求快的冒进心态与做法。须知,这种做法对于OA办公系统的实施和推广有百害而无一利。
所以,要设立一定的时间作为过度期,在这个时间阶段内,制定计划,按照部门和文件类型,逐步按照顺序和类型不同进行普及和推广,运用以一带二,以老带新的办法,通过小范围的熟悉和推广,带动更多部门、更多职工接受和习惯新的办公系统,逐步把工作的重心转移到OA办公系统之中,形成新的办公习惯。通过这种有计划、有步骤的实施策略,发挥过度缓冲期的作用,最终使职工逐渐熟悉和习惯使用OA产品。

二、注重培训效果,设立考核机制
培训是确保职工能够逐渐学会和掌握OA办公系统功能的必经阶段,特别是对于细节功能较多、与企业特点结合较深、具备的个性化因素较多的办公系统而言,培训在一定程度上决定着职工能否在未来的工作中发挥出办公系统的作用和效果。因此,要高度重视培训工作,通过细节化、周全化、多样化的培训来确保职工掌握办公系统的水平。
一方面需要在培训之初制定周密的培训计划,在不影响企业正常工作的情况下对各部门的职工进行培训;另一方面要考虑到各个不同部门在办公系统中所运用到的不同功能,根据其个性化特点进行有针对性的培训,做到有的放矢;最后,还要重视在培训过程中制定考核环节,利用模拟操作、实战比赛等模式对培训效果进行检验,以确保职工能够较好地掌握必备的操作知识和技能。

三、日常工作中讲策略,调动职工的积极性
在OA办公系统正式进入企业上线之后,凭借着对各部门职工的操作技能培训,这时已经能够让职工独立进行各负责部门的操作,把日常工作中的各部门充分借助OA办公系统进行自动化、流程化的办公和管理,然而实施初期企业还往往容易面临一个问题,就是职工对于新系统的应用积极性不高的问题。
针对这种情况,要在日常工作中讲求一些策略,激发和调动起职工积极运用办公系统进行日常办公的积极性。这其中既可以根据企业实际情况,进行在线考勤、在线交流、在线话题讨论、在线公告、在线即时通讯等各种可以充分展现OA办公系统便捷性能,让各部门职工能够积极参与的活动,还可以通过对应用得当、表现积极优秀的职工进行相应奖励的方法激发起其他职工运用OA办公系统的热情和积极性。

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