充分发挥OA办公系统效能的策略
发布日期:2011-5-18 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统对于企业而言不仅仅是一种管理工具,从更层次的意义上讲它的运作体现着企业的管理模式和管理思想,OA产品为企业提供了把管理思想“落地”发挥效果的可能,并且把这种可能变得更加优化,帮助其在实践中不断完善和升华。而在这过程之中成功的核心最终还需要落实到企业管理思想与办公系统的相结合程度上,企业要利用积极而有效的实施策略充分发挥出办公系统的效能,为企业管理提供真正的助力。
全面发挥OA办公系统的效能就是要从实施阶段到执行阶段,利用多样化、有效的激励和管理措施,让企业内部管理团队和各级职工在工作执行中与OA系统较好地结合,充分发挥人力与软件的结合优势,促进企业的管理水平提升。一般而言,企业可以从以下几个方面制定和实施关于办公系统的使用策略:
一、尊重习惯,循序渐进
首先在引进OA的初期阶段,要让企业各级管理者和职工接受这一全新的管理工具和模式,就必须要使用循序渐进的策略。毕竟,相对于以往而言,全新的办公系统的引进和使用将在企业职工之间形成一种暂时的冲击,需要让他们放弃以往的办公习惯和方法,并不是一件能够快速上手并适应的事。因此,要保证OA办公系统能够得到全体管理者和职工的接受和欢迎,必然要按照逐步推进的方针进行实施,不可为了追求进度而强制推行,甚至以此制定惩罚措施,这样将打击到职工的使用积极性,从根本上不利于系统效能的发挥。

二、注重培训,从点到面
为了保证企业职工快速上手办公系统,在日常的办公和管理之中充分应用全新的办公和管理模式,培训的重要不容忽视。与研发公司合作进行培训或者由企业单独进行培训,提高职工对于这一模式的认知度和认可度是顺利实施OA系统的前提和关键。在培训进行之后,另外需要重视的策略则是由点及面的推进,这是由人们在认识和接触新鲜事物时的特点所决定的。对于习惯了传统办公和管理方式的职工而言,要想让办公系统在他们心目中树立权威地位,受到他们的欢迎和使用,就需要让某一些部门进行集中培训和学习,使其成为最早应用OA办公系统的部门,从而通过榜样作用和带动效应,提升企业整体职工的认可程度,为大面积的应用和高效率的管理打下基础。

三、善于总结,不断改进
OA办公系统不仅是帮助企业在平时可以使办公与管理更加高效,更加具有流程化特色,而且更重要的是它能够为企业保存每一次的办公记录和管理记录,使企业在未来需要对以往的管理进行总结与分析时,可以按照要求随时调用保存完善的记录,这些对于不断提升企业管理水平而言具有重要意义。伴随着企业竞争的加速与规模的扩展,管理的步伐与水平也在不断地加大与提升,在此背景之下积极利用OA办公系统,认真并善于总结以往管理之中的得失和不足,从而不断对管理流程设计进行优化与改进,这样便能在充分发挥办公系统效能的同时,更大程度上促进企业管理效率和水平的再提高。

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