OA软件系统实施效果的相关因素分析
发布日期:2011-6-10 信息来源:http://www.chysoft.net

与财务软件等其他管理软件不一样的是,OA项目的应用范围决定了它是一个“全员信息化”的大事,各个部门和单位的绝大多数人都参与使用,从上线那一天起到最后无论好坏,每个人都知道你干过一件漂亮或者很糟糕的事情。OA软件系统在经历了规划、系统选型、调研、定制开发(不同的项目定制的工作量不同)、测试等过程后交付最终用户并上线使用。OA系统上线后在使用推广过程中必然会遇到各种问题,相关问题如果处理不好会影响OA软件的使用效果,甚至导致OA项目实施的失败,我们将影响实施的相关因素归纳如下:
一、实施的策略影响实施效果
使用前最好做好相关的培训,单位领导牵头推广,系统会迅速、切实地应用起来;实施要分步实施、从易到难,忌贪一步到位;
各部门需做好协调配合,在使用范围上,可以选择重要部门和计算机基础好的使用者先开始(在需求和测试环节,这些部门的核心人员能够前期参与进来),逐步的扩展到整个单位。
确定专门的系统管理员,负责问题的收集与分析、技术问题解答、系统的维护、保障系统安全稳定的运行。最好的以计算机专业出身的人员比较合适,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。最终用户在系统使用过程中遇到的问题一般会直接反馈到系统管理员,具体见“OA系统管理员职责分析”。

二、功能需求影响实施效果
在实施前没有做好需求的沟通,系统仓促的开发和上线,到上线后发现软件功能和实际需求有较大的出入,这种情况主要出现在OA定制开发的功能模块使用上,也有的是体现在标准模块上,涉及到模块功能细节的调整和功能的增加,对功能的完善也是在使用过程中逐步提出的,一般是最终使用者发现开发出来的功能与现有的功能有出入,或不能满足目前使用的实际需要。
如果是功能的增加,软件厂商和最终用户双方定好边界,如果需求功能无限制的调整和增加,频繁的修改势必带来新的错误影响正在运行系统的稳定性。如果确认是必须修改的,最好能够分批完整的提出,这样也有利于软件设计者对系统统筹规划设计。

三、OA软件产品影响实施效果
系统的易用性、稳定性、可维护性对OA系统的实施影响是非常大的,成熟和易用的软件更有利于推广使用,如果系统不稳定、数据经常出错势必影响日常正常的使用,此外系统的性能对用户的体验也非常重要,如果一个性能不太好、每次点击网页响应速度慢的系统带来是比较差的用户体验。 一个拥有强大后台管理和容易维护的系统,可以节省系统管理员日常维护的时间,降低系统维护的技术难度。从这方面也可以看出,初期系统的正确选型占有很重要的地位,不能仅仅只关注价格,一个不易维护的系统的维护成本甚至高出购买成本。
(承元“OA系统选型”中有大量篇幅描述如何进行OA软件系统的选型)

四、软件厂商的服务影响实施效果
没有可靠的服务是不可能做好OA系统实施的,建议选择自主研发的产品,这样有利于进行二次开发和服务,因为没有哪一款产品能完全符合当前用户的所有需求。
承元OA建立在承元支撑平台上,使OA系统的维护、功能升级及二次开发变得更加容易、快捷,将为你带来量身定做的实际效果。
软件系统中出现的问题和响应速度取决于两方面,一是软件厂商的服务团队的技术服务水平,二是软件系统自身的技术架构、易维护、易扩展。

五、其他
系统安全性特别是数据安全性、病毒防护、软件系统自身的健壮和稳定性、网络波动等因素也是实施中遇到的问题,在系统运行需建立数据备份机制、系统崩溃后的快速恢复等应对措施。

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