OA软件在实际应用中的几种情况
发布日期:2011-6-14 信息来源:http://www.chysoft.net

由于缺乏信息化方面的人才,许多用户在进行OA选型没有进行系统的规划,头疼医头、脚痛医脚,在他们看来OA软件的功能都差不多。这其实只是表面现象,但在实际的应用中因不同行业、企业的不同发展阶段、最终用户具体的需求,以及因为选型的信息化负责人等因素的不同而导致在实际应用中的有差异,下面我们就OA软件在实际应用中的几种情况分类说明:
一、按是否需要定制开发划分
(相对于OA的标准功能,是否需要进行个性化的定制开发)
1、基于OA软件标准功能的应用
也就是说只使用OA中提供的标准功能,这种应用的前提是,用户OA需求暂时没有被深入发掘,或单位暂时不想过多的投入,也有的是用户对OA不是很了解。基于标准功能的应用投入的时间短、成本低、风险小。
但基于OA软件标准功能的应用,一般没有深入结合企业的实际需求,效果一般不是很好,只能是极少数模块使用得比较好,这也是导致很多用户认为OA作用不大的主要原因。这种状况后续会有两种转化,一是基于现有的OA基础上,由原OA厂商针对用户需求进行扩展和完善,但这要求OA系统具有很好的扩展性和二次开发能力,单纯依赖软件厂商进行产品升级是不能解决问题的(很多用户认为软件厂商的升级能解决其个性化需求,这是极其错误的);二是现有OA不能满足后续变化的需求,应用的效果不好只能废弃重新选型。
目前市场上大多数的OA软件厂商都是基于这种模式,由于定制开发的需求难以掌控,周期长、成本高、风险大,软件厂商和最终用户都不愿意投入。

2、根据自身的需求进行定制开发
这类用户的特点是:OA的个性化需求比较突出,花了很多的时间选型很难找到符合自身需要的产品,所以选择定制开发。项目实施的周期长、投入大,但成功实施后应用的效果一般都非常好。
对这类用户的建议是:最好在标准功能的基础上进行定制开发,完全项目化的定制开发风险大、成本高、周期长,OA产品需要拥有很强的二次开发能力和扩展能力,同时需要考虑能够享受OA软件厂商后续产品的升级(一般的OA产品在个性化开发后,无法直接升级);如果定制开发的内容比较多,最终用户自身投入的时间也会比较多,需要有时间和思想上准备。

3、只使用OA软件中的少数功能
最终用户只关注其中的某个功能,如:OA中主要使用文件资料的管理功能,实际上可以选择专业的文件资料管理系统,但如果考虑使用OA中的其他功能,一般的用户往往还是会选择OA软件产品。
这类用户的特点是,对OA的其他功能不是很关注、或暂时未考虑到后续其他功能的使用,对OA的推广和使用可能缺乏整体的规划,OA使用的频率低、人数不是很多。
建议在信息化及选型时需综合功能、价格、应用效果等进行系统规划,再确定选择指定的软件产品。

二、按OA软件的功能和业务划分
1、以行政事务为主,以工作流为核心
这类用户的特点是,单位规模比较大,涉及的部门和流程比较多、有的存在异地的分支机构,一般早期已经构建了企业的业务系统(如:erp、销售管理系统等),希望通过OA软件规范和解决单位管理、提升管理效率、节省成本。
建议这类用户在进行OA选型时,最好选择工作流和表单功能强大、成熟稳定、性能和安全性好的OA软件产品。

2、以业务处理为中心,以OA办公为辅
这类用户的特点是,业务系统没有建立或不完善,如:没有自己专有的erp、crm等系统,OA系统和业务系统集成在一起,主要以业务系统为主,OA办公为辅。这类用户的特点是单位规模比较小、核心业务对软件依赖比较大、或是信息化起步晚/比较弱。
由于OA中集成了用户的核心业务,因而对OA的应用一般比较频繁和依赖,OA+业务系统的应用效果比较好;但随着企业的发展和业务模式的变化,有可能会在现有的OA系统上不断升级业务系统功能(特别是没有类似行业的业务系统的时候,业务系统是定制开发的),或将业务系统从OA软件中剥离出来使用更专业的软件系统进行解决。

相对于其他管理系统很多人认为OA比较简单,这可能是针对OA软件的标准功能而言,但由于最终用户对OA的理解和需求差异性,导致OA在实际应用发生各种变化,这就为OA在实际应用和推广中增加了困难。新型的平台型OA架构在定制开发平台上,在提供标准应用的同时利用其平台的扩展能力和二次开发能力等优势,降低软件的实施周期、成本和技术难度,大大提升了软件的适应性,提升了最终用户对OA的满意度。

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