实施OA系统需关注哪些成本和投入
发布日期:2011-6-28 信息来源:http://www.chysoft.net

通过OA信息化可以增强企业的综合能力,但中小企业首先面临生存的发展问题,资金缺乏、IT人才匮乏,OA信息化的周期不宜太长,希望通过信息化能够迅速起到效果;由于中小企业需求的广泛性和多样性,使中小企业需求也难以规范,受多方面的因素限制,简单易用、价格便宜、实用的OA系统一直是企业追求的目标,同时兼顾系统的可拓展性等因素。企业实施OA系统一般都比较关注费用投入,下面我们将企业实施OA系统的相关成本和投入分析如下:
一、实施OA系统的硬件投入
1、OA服务器和网络投入
按照企业用户OA系统数量的规模,OA软件厂商会结合自身软件的运行环境要求,推荐符合要求的服务器配置,在OA用户数不是很多的情况下,可以用高端PC代替服务器。如果企业存在分支机构需要异地访问,则OA系统的服务器需要部署在外部访问,需要进行主机的托管,将OA服务器托管到电信的机房并租用一个外部IP,服务器托管和租用IP一般是每年都需要付费的;有条件的企业也可以接入光纤。
为了提高数据的安全性可增加硬盘阵列或移动备份存储设备;OA系统需要短信服务的,则需要配备短信猫或提供短信平台。
2、PC机及其他终端设备的投入
主要指具体使用OA系统的终端用户的设备投入,如果需要支持移动办公则需购置相应的移动办公设备。为了提升身份认证的安全性,可以适当考虑投入身份认证的Ukey或动态密码卡。

二、实施OA系统的软件投入
很多用户以为购买OA系统产品就够了,实际上OA系统需要运行在系统软件之上,因此在进行OA系统选型前一定要弄清楚同时需要哪些系统软件,典型包括:
1、操作系统:如,windows、linux(一般开源免费)、unix。
2、应用服务器:OA软件目前绝大多数基于B/S结构,需要一个应用服务器,如,IIS(微软windows自带,asp和asp.net开发的OA)、Tomcat(开源免费,Java开发的OA)、weblogic(Bea公司,Java开发的OA)、websphere(IBM,Java开发的OA)、Apache(开源免费,PHP开发的OA)等。
3、数据库:如,Mysql(开源免费)、SQL Server(微软、商业付费的)、Oracle(甲骨文、商业付费的)等。
4、其他:IBM的Domino,基于Domino开发的OA必须的基础平台,IBM的产品价格一般比较贵,Domino也不例外。
承元OA可以运行在开源免费的系统软件上,如:Linux + Tomcat + Mysql,拥有很好的性能、稳定性和安全性;也可以采用高端的商业系统软件组合。

有些OA软件厂商还包括以下费用
1、许可用户数费用 
有的OA厂商会按最终用户不同的用户数进行许可收费,如,10用户、30用户、100用户等,一般用户数越多费用越高。
基于Domino开发的OA中包含了Domino平台,IBM对Domino会根据用户数的多少收取对应的许可费用。
2、OA软件二次开发费用
二次开发费用是标准功能之外、根据客户个性化需求定制开发的费用,费用的多少由需求的内容和复杂程度决定。

三、实施OA系统的人力投入
实际上实施OA系统不仅仅是软件厂商的时间投入,最终用户也需要参与其中,主要包括:
1、前期的需求沟通、收集、整理和分析
2、用户对系统的测试与反馈
3、用户的培训,系统的实施
4、系统的维护管理

四、如何降低OA系统实施的相关成本和投入
1、选择性价比较高的OA软件产品,减少系统软件的投入。
2、对于定制开发的OA系统项目,前期做好规划,特别是用户需求的管理
一个企业内部的各个部门都有实现信息化工作的需求,但根据中小企业的实际情况,很难一次性将所有方面的信息化建设同步完成,只能整体规划,逐步实施。在实施过程中减少反反复复的需求调整,降低风险、时间和成本。
3、在培训实施方面做好计划,由易到难,由点到面,逐步展开。
4、软件开支优先,硬件开支其次;硬件投入可以先使用已有的设备,前期可以采用服务器和网络租赁等方式。

企业实施OA系统,不仅需要关注当前的效果,同时需关注后续应用的扩展,需合理的控制好各项成本和投入。

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