如何深化OA办公系统的应用
发布日期:2011-7-12 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统已经成为企业信息化建设中不可或缺的重要组成部分,但是,很多用户OA办公系统的应用情况不容乐观,大多数企业用户只用到OA系统20%的功能,剩下80%的功能很少甚至从未被使用过,或者是已有的功能应用不深入、不能很好的解决企业实际问题,如何深化OA办公系统的应用是企业信息化的值得探讨的问题。深化OA办公系统的应用有很多措施,但主要的还是在以下几个方面:
1、OA办公系统的应用需求是根本
在前期OA系统的规划特别是需求的规划期间,企业的核心业务人员和管理人员必须全力参与,否则系统建成后往往就很难投入正常运行,发挥实际应用效果。首先,OA系统需求不能贪大求全,一个单位建设OA办公系统,不能贪大求全求新,需要立足于本单位的实际需求,就是最好的;其次,在实施前进行充分有效的沟通必不可少,软件实施方通常会进行一定程度的定制开发,这就要求用户方和软件实施方保持充分和有效的沟通,以需求引导开发,避免不必要的误解和错误。

2、选择适合自身的OA办公系统
OA办公系统的应用过程往往都要经历由浅到深、由简到繁的过程,用户需求也可以分阶段、有规划的进行,因此,建议选择功能实用、系统成熟、安全、性能稳定、价格适中的平台型OA产品。一方面其功能简单实用、便于用户快速上手,平台型OA也降低了系统维护的成本和技术难度;其次,平台型的OA软件具备极好的扩展性和灵活性,可以为深化应用阶段的OA运用打好良好基础。

3、OA办公系统的应用领导带头是关键
OA办公系统的实施是企业的全员行为,涉及到企业各个部门和所有的员工,因此领导的重要决定了OA软件应用的深入程度和效果,系统的使用不能仅凭员工个人的兴趣和积极性。
应该说在开始推广时需要领导的大力支持和推动,一般员工对系统使用有一个熟悉的过程,甚至部分人会有抵触情绪(特别是系统在存在缺陷有待完善时),当所有人员都习惯于这种协同办公模式之后,整个系统应用将进入一个良性循环的模式,在使用过程中能够对现有的应用不断提出良好的建议。

4、OA办公系统的应用服务是保障
首先最终用户在使用OA办公系统的过程中,会遇到系统的使用问题、系统BUG等系列问题,需要有软件厂商提供相应的服务和保障;另一方面,随着OA办公系统应用的深入和企业处理不同的发展阶段,用户新需求却是不定时、不定性产生的,需要在原有系统的基础上进行功能完善和扩充。

企业用户在OA办公系统的实施过程,经过需求的规划整理、OA系统选型、开发、测试、培训、上线、服务等相关环节,可以说每个环节对系统的应用都有一定的影响,处理好关键的环节从而达到深化系统的应用。

粤ICP备11095012号-1
Copyright 2005-2017 深圳市承元软件技术有限公司