oa办公系统如何进行有效的培训
发布日期:2011-7-27 信息来源:http://www.chysoft.net

oa办公系统经过前期的调研、需求收集、选型、定制开发、测试等工作,系统终于可以推广和上线了,在推广期间最重要的环节就是oa办公系统的培训,那么应该如何进行培训呢?一般的培训可以采用集中培训、重点培训、内容有针对性的培训、单独问题解答等方式,然而不少企业只是简单的采取一刀切的方法,以会议的形式将全体员工集中起来,将整个oa办公系统的功能及相关流程从头到尾讲解一遍,但效果却往往不尽如人意。实际上,一方面将oa办公系统所有的功能讲清楚需要很长时间,讲解的人累,被培训的人员听得也累;另一方面某些部门对其他部门的业务不熟悉也不相关,不愿听也听不懂,浪费了时间同时影响培训的效果。
承元软件结合大量实施案例,认为oa办公系统的培训应该分角色、分批次有针对性的进行,具体归纳总结如下:
一、oa办公系统针对管理员的培训
系统管理员的培训是最重要也是最复杂的培训,管理员不仅要熟悉一般模块的使用,同时还需要掌握系统的后台管理功能,熟知系统常见的异常处理。系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对后台管理工具的熟练程度,直接影响系统实施效果。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的问题能力,以保证系统稳定正常的运行,及时的收集、解答、处理问题,不能解决的问题及时反馈给oa软件厂商。建议由本单位内懂技术的员工担任系统管理员一职,并由oa办公系统的软件厂商直接对系统管理员进行培训。

二、oa办公系统针对各部门主管的培训
各部门主管起着承上启下的作用,他们是各部门的负责人,对oa办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督的作用,只有他们会用并且愿意用,才能将oa系统的成功应用落到实处。建议各部门主管和系统管理员一起培训,同时各部门之间可以相互借鉴和学习。

三、oa办公系统针对一般用户的培训
一般用户是使用oa办公系统最频繁的角色,有的单位oa的使用人数众多,但对他们的培训需要更细化、更有针对性。人数比较多的可以采用分级培训的方式,建议由各部门主管对其部门员工进行培训,培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式,这样有助于用户更快地熟悉系统;在使用过程中员工之间可以相互交流,这样既增强了培训的效果,同时也提高了广大员工使用oa系统的气氛。

四、oa办公系统针对企业高层领导的培训
企业高层领导在oa审批流程中的许多关键环节需要处理审批,然而在实际实施案例中,很多企业高层领导人年龄偏大,或对计算机不熟悉,学习新东西比较慢;又或者他们一般比较忙,坐下来听讲解的时间非常有限。针对这种情况,建议机动性的进行培训,先对常用的查阅、审批功能进行讲解,后期再慢慢的培训其它的功能模块。

五、oa办公系统日常问题解答
具体的使用者在使用oa办公系统的过程中,会遇到不同的问题,特别是核心部门和核心岗位的人员使用的功能比一般用户多、更加复杂,只有的使用过程中不断实践,遇到问题得到及时的解答,才能增强培训和使用效果。

 承元软件认为,oa办公系统的培训只有分角色、分批次对使用者进行有针对性的培训,才能节省培训时间,并使培训效果更高效、更实用。

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