公司OA系统实施的十个方面
发布日期:2011-8-4 信息来源:http://www.chysoft.net

公司OA系统的实施是一个系统的工程,不仅仅需要投入人力、财力和物力,花费一定的周期和时间,更重要是的有针对性的进行整体规划,盲目上线只会以失败告终。因此,企业在上马公司oa系统之前必须制定全面的实施计划,并结合自身的实际情况进行处理。承元OA结合大量实施案例,认为一个完整的公司OA系统实施计划应该关注以下内容:
1、公司为何需要上OA
这里应该是对企业业务和管理现状的分析,包括对现有问题的总结、调整以及相关流程的梳理过程,如果通过oa信息化进行相应的解决,这个过程实际上是对企业管理的一次提升,也是对OA需求的初步把握方向。

2、公司oa系统预算分析
OA项目的相关费用分析,包括硬件、网络、软件(包括oa软件产品之外的系统软件)、实施、服务、人员等相关费用的预算。

3、公司oa系统需求明细
需求的确定是OA项目中最重要的环节之一,需求切忌贪大求全,需求需要立足于企业自身,做好整体规划合理的分步实施,由什么人来确定,怎么确定,怎么跟OA软件厂商沟通,这些都应该在计划书里有明确的说明。

4、相关人员配置
包括项目负责人、选型、需求、实施、服务、技术等项目相关人员的落实。公司oa系统的系统管理员和业务负责人、oa软件厂商的项目负责人等是重要的角色,直接关系到项目的实施效果和成败。

5、实施时间安排
按照OA系统分阶段实施的惯例,确定一期、二期等的实施目标以及大致完成时间。如果项目的功能比较多,可以考虑整体规划分阶段实施,这样可以快速达到效果,降低风险。

6、公司oa系统的产品选型
有了需求以及预算,oa系统的选型的大致范围也初步定了下来,无非是以满足需求为前提,不超出价格预算范围,然后再比较OA软件的功能、易用性、适用性、灵活性、开放性等开发技术问题,评估oa软件厂商的实施经验、售后服务等等因素,选择性价比最高的OA软件产品,进行试用,力求达到最满意的实施效果。
 值得注意的是,选型阶段最容易进入价格陷阱、广告陷阱和“功能为王”的陷阱,用户必须保持清醒的头脑,始终以需求为导向,避免舍本逐末。oa软件的扩展性需要关键,这个软件生命力的根本保障,此外,安全性、稳定性和性能等方面也是需要关注的内容。
具体可参考“OA系统选型需关注的十个方面

7、试用和测试
试用是十分必要的环节,判断一套公司OA系统功能是否适用;技术是否先进;是否能够满足未来扩展、集成等需求;是否满足未来大规模用户数并发要求等,都需要实际试用以及测试过程来验证。

8、公司oa系统上线
上线过程是一个纯技术活,安装、调试,系统配置、用户注册、权限分配等步骤,让全体使用者都能正常使用,上线的任务也就完成了。

9、培训
我们不赞成一揽子培训方式,实际应用中,最有效的培训方式往往是根据职能部门有针对性的进行培训,这样才能更直接、更细致、更深入。

10、实施推广、维护和技术支持
如果说选型是解决外部矛盾的话,那么实施推广就是解决内部问题了,分阶段、有步骤的实施,制定相应的规章制度,适当的激励措施等等,都能有效的实施推广应用。

维护和技术支持是公司OA系统正常运行的基本保障,指定维护人员并且将维护服务条款明确写入公司OA系统购买合同,都是很好的办法。

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