如何做好OA系统实施
发布日期:2011-8-31 信息来源:http://www.chysoft.net

OA系统的使用不同于一般的产品采购,oa的应用是一个面向单位众多对象的系统工程,需要结合用户的需求进行实施和推广,甚至包含个性化的oa定制开发。以企业oa为例,要做好OA系统实施,需要分析企业的管理模式和业务模式,结合企业自身的需要和特点进行处理。企业需要与OA系统软件厂商一同分析研究,借鉴OA系统软件厂商的行业经验结合企业的管理需求,制定一套具体的流程管理、培训和日常维护的实施计划。具体而言,企业用户做好OA系统实施需要重点关注以下几个方面:
一、明确OA系统实施的需求和目标
为了确保OA系统的应用效果,对企业的管理需求和OA系统实施之后要实现的目标有明确的定位。一方面,可以让管理团队从初中级管理人员到高级管理人员提出各自的设想,从管理层之中获取管理者意愿达到的目标,因为他们的管理理念和设计是OA藉以实现其价值的核心所在;另一方面,回顾、分析和总结以往人工管理的记录,对过往管理记录通过分析和总结,发现其中存在的不足与缺憾,找出人工管理之中导致的不严谨的漏洞环节,从而可以做到有的放矢的改进意见,在后续OA系统的应用过程中可以有针对性地设计流程,弥补相关漏洞环节。
参考文章:如何做好OA办公系统需求分析
参考文章:OA办公系统需求分析之常见误区

二、做好OA系统实施的相关准备
在系统实施过程中,包括以后的运行和维护都需要企业做好相应的准备,典型包括人员的配备、需求计划、开发计划、测试计划、系统培训,上线时间,后续维护与扩展等,这方面的工作需要在系统实施之初即准备充分,不能临时上马或者中途减少或撤销,否则对于OA的正常实施以及以后的系统维护与运行将造成不利的影响。同时确定系统维护人员并进行相应的培训,由OA公司提供相关的技术培训,让其充分掌握系统的相关功能模块与日常维护技能等,从而为日后OA系统的正常运转和日常问题处理提供支持和保障。
浅析中小企业OA计划, http://www.chysoft.net/files/article_389.htm

三、确立OA系统实施的计划,按步骤开展
对于OA系统实施而言,需要根据企业实际情况有计划的执行。为了防止过快的实施导致企业管理层和员工难以快速掌握和接受,导致应用不畅带来的负面情绪甚至是抵制情绪等,对于办公系统的实施工作应当采取一步步实施的方法。一般而言,企业用户可以选择分期实施,先在某些计算机和业务基础好的部门进行系统的实施,对技术接受能力较强的员工进行集中培训,让其掌握相关应用技能,继而将这些部门建设成为示范性的部门,起到带动影响作用。继而在向其他部门推广,逐步实施,让更多普通员工都能欣然接受这一全新的办公模式,并且可以发挥已经掌握操作技术的员工的带动、示范和指导作用。
参考文章:常见OA办公系统项目实施计划表

四、制度先行,围绕OA设计相关制度
OA系统在企业内部推广之初,必然后遇到各种人为的阻力和困难,为了保证未来在OA系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。充分设想OA运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA系统进行管理过程中可能遇到的问题进行明确化规定,从而保证在以后的管理之中可以做到有规可依,有度可循。

通过OA系统实施,一旦这种办公模式在企业形成了习惯,OA系统将会得到深入应用,真正实现OA系统应用到企业的日常管理中,企业的办公模式向着自动化、流程化、效率化的现代办公管理模式的转变。

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