企业实施OA办公系统时关注的重点
发布日期:2011-9-10 信息来源:http://www.chysoft.net

当企业做好OA办公系统的选型后,接下来最重要的问题就是如何实施OA办公系统了。在实施的过程中,既要考虑到如何使企业内部的各级员工更好地接受与熟悉办公系统的操作,还要考虑到如何为其运行创造良好的稳定环境,充分发挥出其管理效能。在实施过程中,由于受到以往办公习惯和管理模式惯性思维的束缚,要让企业员工真正接受并熟悉并非易事,而同时如何保证系统的正常运转做到少出问题也并不简单,因此企业在实施OA办公系统过程中应当关注以下重点:
第一,如何让各级员工接受这种新的办公模式
相较于以往传统的完全依靠人工处理的办公模式,而实施OA办公系统给企业带来的将是办公和管理模式的重要变革,它将企业的管理从以往传统的依靠人工、随意化、不精确、易失误、难以查询经手情况、难以追查问题等通过信息化的方式得到很好的解决,员工在办公之中将全面按照事先设计好的流程,按步骤进行处理从而保证了分工明确、责任到人、催办及时、易于总结的全新工作效果。因此,要在实施过程中逐步废弃旧有的办公模式,让员工熟悉并改变传统办公的习惯,逐渐认识到新办公模式对于员工自身带来的好处,让新的办公管理模式得到认可和接受。

第二,如何让员工熟悉办公系统的使用
在实施OA办公系统的过程中,快速熟悉OA办公系统的操作和使用的必经之路就是开展形式多样的使用培训课程。一方面,在系统实施之初,由企业和OA研发公司联合开展培训课程,向各级员工讲解如何使用系统功能,以及系统中所包含的各种可以帮助员工个人高效工作的实用功能等,调动员工的使用兴趣,增强他们对系统的掌握水平;另一方面,在系统使用的过程中,企业不同的部门之间可以相互学习,开展互相交流使用经验的活动,从而在调动员工使用热情的同时,在实践之中进一步增强其对于办公系统的使用水平。

第三,如何充分发挥出办公系统的管理效能
对于企业而言,引进并实施OA办公系统最重要的莫过于充分发挥其管理效能,让它在企业的发展过程中发挥重要作用,切实提升企业的办公效率和管理水平。这就需要企业在实施办公系统之时要给其一个客观合理的定位,不可过于抬高其作用和影响力,要明白真正使其发挥效能的关键还在于企业的管理思想与具体管理流程的制定。办公系统提供的管理平台发挥效能是按照事先设定好的办公流程与管理模式展开的,这就要求企业要重视在实施和部署OA办公系统之初,要结合自身办公和管理的实际情况,制定适合自己的管理流程并将其贯彻到办公系统之中,并在使用过程中不断根据发现的新问题、新情况加以改进,优化管理流程设计,从而将系统效能的发挥真正与企业管理相融合,最大限度上发挥出办公系统的办公和管理效能。

以上是实施OA办公系统过程需要关注的重点,实际上实施过程中的问题远远不止这些,实施OA是一个长期的过程,需要最终用户和OA软件厂商紧密配合。OA是一个企业的全员行为,涉及到企业的各级部门和绝大多数人员,只有成功的实施OA办公系统才能实实在在的为企业带来效果。

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