OA办公系统实施,用户配合的重要性
发布日期:2011-10-18 信息来源:http://www.chysoft.net

OA管理系统不同于单纯的产品购买和使用,需要结合用户需求进行实施,系统实施的工作量、难度和周期等是由用户需求决定的。处理好OA办公系统实施虽然需要关注的内容比较多,但用户的配合是至关重要的,用户配合是保证系统顺利和成功实施的前提条件,最终用户需要和OA软件公司做好多方面的配合。
一、确定OA办公系统实施的目标
为了确保OA办公系统的实施成功,对用户的管理需求和OA办公系统实施之后要达到的目标需要有明确的定位。确定好目标需求是做好OA办公系统实施计划的依据,同时也减少了由于需求和目标不清晰所导致的后续实施中的频繁调整,降低了项目实施的风险。需求目标的整体范围可以由用户的负责人提出,功能需求的细化由OA软件公司和用户相关业务服务人共同参与和完成,在征求相关部门和人员意见的基础上形成完整的实施目标和细节。

二、做好OA办公系统实施的计划
在OA办公系统实施的过程需要用户的参与,因此前期需做好相应的实施计划和人员配备计划,典型包括人员的配备、需求计划、开发计划、测试计划、系统培训,上线时间,后续维护与二次开发等,在系统实施之初就要做好这些内容,不能临时上马或者中途反复调整,否则会对于OA办公系统的正常实施造成不利的影响,导致项目的周期的延长、成本的增加,甚至是项目的失败。在确定OA的系统管理人员后并针对其进行相应的培训,让其充分掌握系统的相关功能模块与日常维护等技能,OA系统管理员是OA系统维护和运行管理的重要角色,能够为日后OA办公系统的正常运转和日常问题处理提供支持和保障。
实施中需求的管理、系统的测试、系统培训、系统维护等过程更加需要最终用户的有效参与,对保证系统实施的成功是不可缺失的。

三、OA办公系统实施过程中沟通的重要性
1、沟通是系统实施的基本手段之一,在实现方式上可以是面对面的交谈、电话、邮件、QQ以及其他有效的方式。
2、有效合理的沟通有助问题的及时解决和处理,提升了系统实施的效率、节省相关成本。
3、有效合理的沟通增强了OA软件公司和用户的双方相互信任,有利于后续的工作的开展。

OA办公系统实施不仅仅是OA软件公司的事情,保证系统的成功实施、达到指定的实施效果,最终用户的紧密配合是非常重要的。从另一方面讲,OA信息化是一个系统的工程,需要在OA软件公司的主导下,事先规划好系统实施的目标和内容,制定好合理的实施计划,在实施过程中保持良好的沟通和对问题的及时解决处理。最终用户在整个参与过程中,积累了经验、提升了信息化的能力,对系统的成功实施起到应有的作用,为后续信息化和应用的深入、完善打下了良好的基础。

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