如何有效的使用OA办公系统功能
发布日期:2011-10-22 信息来源:http://www.chysoft.net

一些计算机基础比较好的人肯定认为OA办公系统功能简单,使用也比较容易,相对于自身能够在短时间熟练的掌握,但是别忘了,OA系统的使用是全员行为,只有一个单位的绝大多数人使用起来了,才能真正的发挥OA办公系统效能。作为企业信息化基础软件的OA办公系统,可以提高办公效率、节省企业管理成本,提升企业管理和企业综合实力。因此,有效合理的使用OA办公系统功能,特别是让绝大多数人都能够熟练的应用,是OA实施和推广效果好坏的体现。我们可以从以下几个方面入手,有效的使用OA办公系统功能。
一、按功能分类使用OA办公系统功能
1、标准功能分类进行推广使用
OA办公系统通用功能,可以分成流程审批、个人办公、文件资料、信息发布、行政人事、即时通讯等类型,也可以根据用户的需求,定制新的流程和模块。个人办公、文件资料、信息发布、即时通讯等一般无需太多调整,这些功能只需经过简单的培训即可使用。
2、需要调整功能的推广使用
流程审批类以及某些功能模块,一般需要根据用户单位的实际组织架构和权限进行调整,这些功能模块在正式使用之前,可以由OA软件公司和最终用户共同规划、定义、调整,并反复测试,在流程和功能成型后即可培训并推广使用。
3、定制开发功能模块的推广使用
这类功能一般在标准的OA办公系统功能中没有,需要OA软件公司针对用户的需求重新进行定制开发,因此需要选择业务和计算机比较好的用户配合进行需求的分析,在功能开发完成后反复测试,系统稳定后培训并推广使用。

二、对OA系统管理的要求
1、选择好系统管理,OA系统管理员是OA稳定正常运行的重要保障,是使用用户和OA软件公司之间的沟通的桥梁。
2、OA系统管理需数量使用OA办公系统功能,包括一般的功能和系统管理功能,针对人员、权限等变化能够及时的通过OA系统管理工具进行调整。
3、 及时解答和收集使用的问题,分析系统使用和运行的各种问题。
参考文章:OA系统管理员职责分析

三、 结合实际情况并深入使用OA办公系统功能
1、在功能的使用上可以考察从简单到复杂,模块由少到多,
2、结合部门的业务和管理需求,提高使用人员的积极性
在推广时,首先针对计算机基础比较好的人员或核心业务部门进行,并在此基础上逐步展开。在使用中充分结合部门的业务和管理需求,解决实际的问题,提高提高使用人员的积极性,并形成良好的习惯和制度。
3、做好各项技术支持服务,确保系统的稳定运行,及时解答和解决系统使用和运行中出现的各种问题,用户单位内部、用户和OA软件厂商之间保持良好的沟通。

在结合用户需求的基础上实施OA办公系统,让绝大多数人都能够熟练和有效的使用OA办公系统功能,充分发挥OA系统的协同和协作效果,实现办公效率和管理的提升。对系统功能深入和有效的应用,从而在整体上发挥OA办公系统效能。

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