对OA办公软件功能理解的常见误区
发布日期:2011-11-10 信息来源:http://www.chysoft.net

在OA办公软件的选型中一般可以从产品功能、软件成熟度和案例、稳定性、安全性、性能、扩展性和二次开发能力、易用性、系统可维护性,以及OA软件厂商的技术支持和服务能力等方面进行综合的评估。对于一般用户来讲,评估OA办公软件功能是最直接和简单的办法,所以很多用户在选型时往往把功能作为重点,甚至是唯一的指标。OA需求的广泛性和市场的火热程度,让原本不是专门从事OA研发甚至一些做网站的公司都参与其中,不同OA在表面上看起来都差不多,加上一般用户信息化经验的不足,导致在OA选型中让很多用户无所适从,走进了功能选型的误区。对功能选型主要存在以下误区:
一、OA办公软件功能越多越好的误区
认为OA的功能模块越多OA办公软件功能就越好、越强大,这种理解是非常片面的。首先,OA功能模块多则一般在软件功能的细致和深入方面会做得不够,特别是系统的灵活性和模块的扩展性方面会比较欠缺;其次,很多模块只有在实际结合用户的实际需要,并深入地使用才会发现是否完全适合,OA软件公司需要针对不同用户的个性化需求进行调整和适应,但不同用户需求的侧重点不一样,在实施和调整的过程中如果没有OA平台化的优势,其开发的工作量和难度可想而知;再次,OA办公软件功能模块多会占用过多的系统资源,影响系统的性能,而很多最终用户不深入使用的模块不但增加了其购买成本,在培训和实施上也需要投入更多的时间和成本。

从用户需求的角度上分析,OA的需求具有广泛性和多样性,OA软件厂商不可能将所有不同客户的需求都纳入其中,这有点像人工步行登月工程。但为了实现营销的目的,一些OA软件厂商将众多的功能模块“堆积”在一起,从而达到宣传其OA办公软件功能强大的目的。承元软件认为,OA办公软件的适用性第一,只有能够灵活满足用户需求、价格适中、系统实施投入时间成本少的OA办公软件才是好的软件产品,而绝非是功能越多越好。

二、对OA办公软件功能强大理解的误区
对OA办公软件功能强大处理上述的功能越多就是越强大外,通常还存在以下误区:
1、某一功能好就是OA办公软件功能强大
市场上存在的OA办公软件应该说各有不同优势,而某些OA软件公司在宣传其产品时过分的渲染某一功能模块的优势,忽略了OA整体和全员的应用效果,以此体现其软件功能强大来误导用户。OA办公软件使用涉及的部门和用户数众多,不同岗位和角色的侧重点也不同。承元软件认为OA办公需要实现的是整体协同办公的效果,从而达到提升整体的办公效率,而不是单单是某一功能或少数部门、少数岗位对个别模块功能的深入使用,否则就失去了OA办公软件应有的协同和协作的核心价值。

2、界面漂亮就是OA办公软件功能强大
对界面漂亮的理解不同的人理解不一样,不可否认OA的界面漂亮可以提升用户对OA办公软件的认知度,增强了用户体验。但OA的界面漂亮只是用户体验好的一个方面,不能够代替OA办公软件功能,这有点“以貌取人”的味道。只有界面美观大方,操作简单方便,功能上满足用户的实际需求才是核心。

三、忽略OA扩展性和灵活性的误区
OA办公软件功能需围绕用户的需求来实现,在用户业务和管理模式发生变化时候,或当用户对系统的深入应用而提出更高的要求时,OA办公软件需要能够因需而变才能满足用户不断变化的要求。在这方面,平台型的OA拥有非常明显的优势,在功能调整的技术难度,项目实施周期和服务质量等多个方面。忽略OA办公系统的扩展性和灵活性,其结果是OA办公软件得不到深入的应用效果差,也因为不能够持续应用导致其生命周期短。

虽然OA办公软件功能是OA选型的重点,但不是唯一的指标,需要从多方面进行综合的评估。而对OA办公软件功能需要有正确的认识和理解,避免走进功能选型的误区。承元软件认为OA的功能应该以围绕用户的需求和“适用”为标准,切忌追求大而全,最终用户应该选择一个功能紧凑的、能够满足自己个性化需求的、性价比高的、容易扩展和维护的OA产品。

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