企业OA系统成功实施与深入应用四部曲
发布日期:2011-11-18 信息来源:http://www.chysoft.net

部分企业用户对企业OA系统的实施没有一个完整的概念,成功的系统实施是企业OA系统深入应用的前提。OA实施和应用的细节虽然包括很多的内容,但从整体上我们可以分为规划、选型、实施、服务这四大步骤,我们可以称之为“四部曲”。
一、做好企业OA系统的规划
1、做好企业OA系统的需求规划
实施OA办公系统除了正确认识OA以及信息化的作用以外,还必须清楚明白企业自身管理需求,然后有针对性的找产品。满足企业个性化管理需求的OA产品才能真正发挥其应用价值。
需求切忌贪大求全,不少企业用户出于长远考虑,认为OA系统的功能越多越好,OA系统的实施不是一蹴而就的事情,选择可扩展、可集成、灵活性和开放性俱佳的OA产品能满足企业成长需求,由浅入深、有规划、分阶段实施才是最合理的。
OA的需求规划不能太泛、过于简单,在没有明确界定项目的范围与详细内容就匆匆上马,结果是在实施过程中出现了大量问题后就反复、频繁地更改,导致各方无所适从、项目周期延长。
2、企业OA系统实施的相关人员配置
包括项目负责人、需求人员、服务实施人员、技术等项目相关人员的落实。
3、企业OA系统实施时间安排
对于实施和开发内容比较多的项目,可以按照OA系统分阶段实施的惯例,确定一期、二期的实施目标以及大致完成时间。从整体上规划需求时间、系统设计、定制开发时间、测试时间、培训时间以及系统正式上线时间等。
企业OA系统的规划是整个项目的目标,只有确定了明确的目标并做好合理的计划安排,才能为后续的系统实施提供依据。

二、做好企业OA系统软件的产品选型和厂商选型
可以从OA软件功能、软件价格、OA系统的易用性、系统稳定性和成熟度、系统安全性、系统可维护性、系统扩展性和二次开发能力、系统性能、OA软件厂商的服务能力、系统技术和架构等方面进行综合评估。
我们说好的技术不一定能够构建好的OA产品,但差的技术和架构构建出的一定是差的产品,技术和架构对系统功能、稳定性、安全性、性能、扩展性等方面有着决定性的影响。
企业OA系统选型是系统实施的重点,选择合适的产品是关键,那种认为“OA功能都差不多”的认识是表面现象,是还对OA没有深入的了解,只有选择合适的产品和项目实施的技术团队才能确保系统的顺利和成功实施。

三、做好系统的实施,确保OA应用的效果
1、做好前期的需求沟通和系统测试
企业用户需要和OA软件厂商包括良好的沟通和配合,特别是前期需求的准确沟通。在系统初步成型和,可以选择业务熟悉和计算机基础比较好的核心人员,针对企业的实际需求进行测试,并根据测试的结果进行调整,确保正式上线后的系统正常和稳定的运行。
2、让各级员工接受这种新的办公模式。
3、做好内部培训,让员工熟悉办公系统的使用。
4、系统正式上线。
5、充分发挥OA办公系统的管理效能
实施OA是一个长期的过程,需要企业用户和OA软件公司在各个环节中紧密配合,OA是一个企业的全员行为,涉及到企业的各级部门和绝大多数人员,只有成功的实施OA系统,才能在企业得到深入的应用。

四、做好系统的支持与服务
企业OA系统上线之后,系统应用与推广是一个长期的过程,没有软件厂商可靠的服务与支持作保障,OA系统在企业的应用不可能取得很好的效果,OA软件也就成了企业的鸡肋,常见的服务与支持方式包括:
1、系统使用的问题
企业用户对系统熟练操作不可能经过一两次培训就能完全掌握,对系统的熟悉是一个循序渐进的过程,企业OA系统的深入应用需要所有人员对基本操作的数量掌握。
2、系统异常问题的解决,包括流程与数据的异常处理,如:用户的误操作,程序的错误导致异常的修复;系统服务中断的处理、系统崩溃的处理等。
3、系统功能的完善与错误的修复。
4、系统新增功能的后续开发
   由于企业的发展或业务模式的调整,现有OA系统功能不能满足企业新的需求,需要进行新的开发。一般最好的方式是由原有软件厂商继续提供开发服务,选择其他厂商开发的难度比较大。

企业OA系统的实施是一个系统的工程,成功的实施是OA系统深入应用的前提和基础,需要企业用户和OA软件厂商高效的合作,同时OA实施和应用是企业的全员行为,涉及到企业的各级部门和绝大多数人员,只有成功的实施OA系统才能为企业带来效果。

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