企业OA系统选型需从多方面控制好成本
发布日期:2011-11-22 信息来源:http://www.chysoft.net

中小企业由于IT人才缺乏,在OA信息化方面资金的投入也相对有限,因此有必要做好企业OA系统实施和服务的成本控制,了解OA系统实施和服务的成本构成。由于不同OA软件公司所提供的产品定价不同,软件平台和技术架构不同,服务能力和水平也会存在比较大的差距,所以需要根据OA产品的软件平台、功能、扩展性和二次开发能力做出适当的取舍,摒弃一些华而不实的功能和设计,合理控制好成本,选取对企业最实用的OA软件产品和服务。企业OA系统的选型可以从以下几个方面做好成本控制:
一、成本控制需要做好软件平台和技术架构的选择
企业OA系统的软件平台和技术架构是进行产品设计的基础性选择,包括OA系统软件、OA开发技术和OA系统所采用的技术架构等,软件平台和技术架构不仅仅是OA软件的核心和基础,对于不同平台的选取也直接影响到OA产品的价格。例如,采用国外开发平台诸如Lotus平台、Exchange平台的话,这些平台本身的价位就比较高,它们需要的硬件要求也比较高,于是便造成企业OA系统整体购买成本偏高的现象。
软件平台和技术架构除关系到企业OA系统的成本投入外,对系统的安全和稳定,开发和维护的难易程度,甚至和OA信息化的成败息息相关。

二、控制成本不要追求大、全和过分完美
企业OA系统的功能越多、越全意味着需要投入越多,有些OA软件公司为了“展现”自身研发实力和软件功能有多强,会在其产品中加入许多很“花哨”的功能模块,然而这些模块不仅在实际运用中实用性不强,还会增加企业OA系统实施的成本投入。另外过多的非必要模块也必然会增加系统的运行和维护成本,对OA系统的稳定性和性能都有着较大的影响,真可谓是“画蛇添足”。此外,企业OA系统的深入应用不是一两天的事情,OA信息化是一个长期的过程,需要重点关注软件的适用性,在实际应用中结合企业的需要不断的进行完善,过分追求完美只会增加项目实施的周期和成本。

三、成本控制要考虑到未来应用扩展和二次开发的成本
企业在发展变化,企业OA系统需要能够适用需求的变化。因此,除了OA产品所采用的平台之外,影响到产品成本的因素还有在未来进行二次开发时所需要支出的花费。诸如前文所提到的Lotus、Exchange两种国外平台,由于其扩展性和集成性比较差,还需要额外配置软件平台来支持新的应用需求,从而相应增加了难度和成本。平台化的OA软件系统由于拥有良好的技术架构、扩展性和集成性,在二次开发时可以降低技术难度、节省时间、提升软件的质量,因而可以大大节省二次开发的成本,因此隐性成本更为低,相对而言能作为企业用户在选型中的最佳选择。

四、成本控制要考虑系统维护和服务的成本
企业OA系统在上线后离不开技术支持服务和系统维护,因此OA系统的维护是很多的企业用户在选型重点关注的内容,企业OA系统的维护大体上可以分为开发维护和日常维护,开发维护一般由OA软件厂商来进行,日常维护是相对于开发维护而言,一般由最终用户利用OA系统提供的后台维护功能进行管理维护,节省系统维护时间、降低维护成本是企业用户必须考虑的问题。选择简单易用,拥有良好扩展性和二次开发能力,同时提供了强大的后台管理功能的OA系统,让OA系统变得更加便捷,降低系统维护和服务的成本。

中小企业要实现OA办公自动化,需对OA产品和OA软件公司进行综合的评估,除重点关注OA系统的功能外,需要综合考虑系统的性能、安全性、适用性、扩展性、厂商的服务能力等诸多方面,从而做到合理控制好企业OA系统实施和服务的整体成本。

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