OA办公系统实施需求管理的常见问题
发布日期:2011-11-23 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统实施的需求管理是一个复杂的事情,用户对OA办公系统的深入应用必然涉及到需求的深度发掘,但需求过于泛化没有得到有效的控制,无限的放大势必增加OA办公系统实施的周期和成本,甚至导致项目的失败。遏制用户合理的需求,需求过于简单不能结合用户的实际问题,导致用户满意度低,OA办公系统的应用效果差。因此需求的管理在整个OA项目,尤其是在包含大量定制开发的OA项目中占有举足轻重的位置,合理管理和控制需求是OA成功实施和深入应用的基本保障。
前期没有做好充分的需求计划,需求处理不完整、不准确、不细致,需求过于简单或过于泛化。导致这些原因是多方面的,OA软件厂商和用户对需求都不够重视,因为进度紧的原因忽略需求的规划、分析和整理,在没有正确理解需求的情况下就急于进行系统设计和开发,导致开发交付的系统与用户实际要求的功能差异很大。在OA办公系统实施的过程中,需求的管理主要存在以下问题:
1、需求过于简单
不少用户对OA系统了解不深,提需求的时候往往过于简单,实际应用后发现OA系统作用不明显,不能解决用户的实际问题,OA不能够得到深入的应用。由于前期需求过于简单,后续如果需要调整会相当困难,对系统的扩展性要求比较高。

2、需求过于泛化
OA系统需求边界过于泛化,项目负责人和OA软件厂商陷入无止境的开发-沟通-修改的困境中。实际上,没有任何一个管理软件能解决所有问题,OA软件也不例外。有些项目负责人在需求确立阶段,给相关人员下达要求,要求每个人都把需求提出来,最后汇总,并要求软件提供商逐一实现。

3、需求缺乏个性化
用户单位的管理模式千差万别,任何通用的OA功能或者适合别人的功能并不一定是好的功能。最好的OA功能应该是深入结合自身管理需求的,这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。大量OA办公系统实施案例表明,不少用户对需求的把握均来源于同行业成功先例,因此照搬照抄别人的需求,结果导致OA系统水土不服的例子屡见不鲜。

4、需求完全依赖软件提供商
一种情况则是软件提供商越俎代庖,试图以需求引导最终销售;另一种情况是缺乏相关经验,有些项目负责人干脆将需求交给OA软件厂商。
事实上,OA需求是企业管理需求的提炼,而真正能够了解企业管理特点的还必须是企业管理层,单纯依赖OA软件厂商必然会偏离正确的轨道,其结果可想而知。我们建议用户先提出总体框架和关键需求,并适当听取OA软件厂商或第三方意见,避免走进误区。

5、OA软件厂商和最终用户无效的需求沟通
由于OA软件厂商技术人员缺乏需求经验,不善于沟通和引导,特别是在定制开发的OA项目中缺乏项目开发的相关经验;其次,最终用户不合理的需求和无效的需求,需求的不清晰也给项目的实施增加了风险。

6、OA办公系统上线后的功能和需求频繁调整
在OA办公系统上线后,随着OA的深入应用,加上很多细节的需求在前期很难一次性完整的提出,特别是前期需求没有到位,因此OA需求的调整在所难免。需求的调整必然涉及到对OA办公系统功能的调整,频繁的调整对系统结构的影响比较大,对OA的技术构架和系统设计有着更高的要求,影响了系统的稳定性,增加了项目开发的工作量,特别是由于需求未到位颠覆式的调整对OA办公系统实施带来重大的影响,导致项目的无限延期,甚至是项目的失败。

OA办公系统实施的需求是用户管理的提炼,真正能够了解用户单位管理特点是管理层,如果将需求完全依赖于OA软件提供商,其结果可想而知。我们建议用户先提出总体框架和关键需求,然后适当听取软件提供商或第三方意见,需求的处理需要OA软件厂商和用户之间紧密协调配合,确保良好和有效的沟通才能产生较好的需求结果,对需求的处理力求做到准确、清晰、完整、有效、无歧义,避免走进OA需求管理的误区。

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