使用OA系统软件提升企业的综合管理
发布日期:2011-12-8 信息来源:http://www.chysoft.net

OA系统软件越来越多地被引入到企业管理中,然而并非所有的企业都能合理而充分地把OA系统软件的功能发挥出来,很好的实现企业管理与OA办公于一体。为了达到这一目标,我们需要充分发挥OA系统软件的作用和潜力,将它所具有的各种功能和设计都巧妙地与企业管理的各个方面相融合,把管理人员的智慧与意图灌注到办公系统之中,让系统成为管理者思想的执行者,从而把机械的办公系统变为灵活的管理体系,充分反映管理者的智慧和意图,进而全面提升企业的管理经验和水准。结合我们与用户的交流,借鉴成功运用承元OA系统软件的用户使用经验,企业可以从以下几个方面提升企业的综合管理:
一、明确OA系统软件与企业管理的目标
要做到更好地开展OA系统软件的实施工作,需要用户自身在应用之前,对于企业的管理需求和引进系统之后要实现的目标有明确的定位。一方面,可以让管理团队从初中级管理人员到高级管理人员提出各自的设想,从管理层之中获取管理者意愿达到的目标,因为他们的管理理念和设计是OA藉以实现其价值的核心所在;另一方面,回顾、分析和总结以往人工管理的记录,对过往管理记录通过分析和总结,发现其中存在的不足与缺憾,找出人工管理之中导致的不严谨的漏洞环节,从而可以做到有的放矢的改进意见,在后续OA系统软件的应用过程中可以有针对性地设计流程,弥补相关漏洞环节。

二、合理设计OA流程,规范公司管理
在引入OA系统软件之后,为了充分体现管理者的管理思想,应当在系统投入使用之前即好好规划和设计好办公流程,将流程规范化、合理化,从而能够让企业职工在使用系统过程中得到良好的引导,把容易受到影响的个人化作业转变成为固定化的流程化分工与合作,从而尽可能减少人为因素对正常办公流程的影响,把办公效率提高,办公准确率提高,办公正规化程度提高,做到规范公司的管理。
为了保证未来在办公系统进入正式动作之后的流程运转,企业需要有相关的制度作为保证。这就需要相关的管理人员收集相关方面的单面,特别是从初级到中级到高级管理团队的意见,结合参考以往管理过程中的相关制度等,充分设想OA系统软件运转过程中可能出现的各种情况,制定流程流转的注意事项,对各种可能出现的问题进行预先估计和设想,将未来借助OA系统软件进行管理过程中可。

三、借力OA系统软件,落实执行力和提升工作效率
在合理化的流程建立起来之后,随之而来的便是对这一流程的贯彻和实施,通过流程化的办公管理,将大大促进企业的工作效率。与此同时,管理者应该注重对于各部门各环节执行力的关注和研究,分析不同部门与人员在执行力方面的优势或不足,从而不断查找问题督促进步,将在执行力方面有所不足的部门或人员经过约谈或督促,推动其执行能力的提高。

四、发挥OA系统软件平台优势,促进部门与员工间的沟通
公司的部门与部门之间、员工与员工之间的交流与沟通,由于跨部门、跨地域等因素的制约影响了办公的效率和效果,而伴随着OA系统软件的引进则能较好地对这一现象进行改观,发挥OA系统软件的平台功用,让企业拥有了一个可以便捷开展交流和沟通的平台,通过OA即时通讯、各种流程审批、内部邮件系统、内部论坛系统以及内部公告系统等,可以使不同部门之间和不同员工之间得到快捷、实时和有效的沟通,从而增强企业内部的凝聚力。

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