利用OA办公系统增强企业内部沟通
发布日期:2011-12-10 信息来源:http://www.chysoft.net

在企业在开始实施OA办公系统时,首先需要考虑的是结合OA如何集合自身需求,如优化企业的办公自动化流程。伴随着OA办公系统功能化越来越全面,创新性越来越强的优势,企业用户在使用相关产品时不再仅仅局限在利用其满足基本的办公流程自动化作用,更可以将其融入到企业内部沟通的建设之中,发挥它更为广泛和强大的作用。
以承元平台型OA办公系统为依据,我们对企业用户可以借助OA产品增强企业内部沟通构建的方法进行了尝试性的探索,并且在结合实际情况的前提下对各种可能较易收到良好效果的方法进行了分析和尝试,在此与大家一同分享。通过这方面的有益尝试和探索,企业用户在未来使用OA办公系统时既可以满足办公自动化和相关业务开展的需要,还可以发挥其更多潜力,发挥增强企业内部凝聚力,增强内部交流,促进团结,营造良好企业文化氛围的作用。
一、通过OA办公系统的BBS板块增强企业内部交流
通过利用OA办公系统中可以开设的BBS即电子讨论板或称为内部论坛功能模块,使企业拥有一个向内部员工提供交流的平台,在这里可以结合自身的特色,对论坛的风格、名称以及各相应的讨论板块进行相应的设置,由相关的宣传负责部门或人员负责论坛的维护,特别是内容方面的组织构建,通过开展各种线上活动充分调动员工参与讨论,踊跃发言的积极性,从而使内部员工可以利用这一平台获得更多交流机会,在促进内部交流,增强企业凝聚力的同时,还能让企业更为及时和全面地了解员工的思想动态和对相关工作或部门的态度等。

二、即时通讯、短消息、流程审批提升沟通的效率和效果
对于应用OA较多并且覆盖面较广的企业而言,充分利用通知公告、即时通讯、邮件、短消息无疑为企业内部的沟通和管理带来了一种全新和高效的模式。传统的沟通具有时间长,成本高,具有滞后性、覆盖面窄的缺点,这时企业可以考虑充分借助和发挥OA办公系统的相关模块的作用,面向全体员工进行不同时间段,灵活地开进行沟通,通过OA的信息发布模块可以有针对性的对员工进行培训和互动;通过OA办公系统的流程审批,实现业务流程的有关和严格的控制,任务的自动分配、提醒和处理,流程的跟踪和任务的实时反馈。

三、OA办公系统和线下现场活动相结合互为促进
企业为了构建自身文化,往往会在企业内部开展不同主题的现场活动,包括但不限于内部运动会、交流会、恳谈会以及各种不同的比赛等,这些现场型活动对于促进员工内部交流,在工作之外获得更多沟通机会具有非常好的效果。为了进一步发挥这些活动的作用,增强其效果,企业可以充分利用OA办公系统的作用,使线上与现实中活动达到互动,发挥彼此的独特作用和魅力。例如在相关现场活动开展之前和开展之后,由宣传负责部门或人员在OA论坛或通知系统中对相应活动进行充分的开展动员,激发员工的热情和参与积极性,在活动完成之后让员工充分在OA系统上参与讨论和沟通,延续活动带来的良好效果。

随着企业的发展企业的规模也在不断的变大,集团公司及其成员企业的沟通和协调系、上下及的管理汇报等逐渐趋于复杂,尤其是跨区域经营之后,企业从“人治”转向“法治”,很多问题亟待解决,比如管理规范、责任分配、人员协作等。如何通过OA办公系统增强企业内部沟通和管控能力,将整个集团的各个业务单元融合成为一个紧密联系、协同运作的有机整体,是企业日常管理的一个重要方面。

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