使用免费OA办公系统必须关注的问题
发布日期:2011-12-25 信息来源:http://www.chysoft.net

企业对OA办公系统的需求与日俱增,让许多原本不是从事OA的厂商也纷纷加入此行列,OA市场的竞争也更加激烈,一些OA厂商纷纷以各种方式推出了免费版本。但OA办公系统是管理软件,需结合企业自身的需求才能深入应用,这也是由管理软件的特点所决定的,因此需要合理的使用免费OA办公系统软件。
一、免费OA办公系统的特点
1、免费OA的软件厂商很多是采用asp、php等语言开发的,一方面这种语言的开发成本相对其他语言比较低,另外一方面技术比较落后
2、免费OA办公系统的功能一般比较欠缺,不能在企业进行深入的应用,也不能做到长久的使用。
3、免费OA办公系统有很多的限制,如:使用时间的限制、使用人数的限制、功能模块的限制;一些OA软件厂商由于产品差、销售业绩不好,索性就完全免费,免费的目的是为了后的收费作铺垫,因为OA办公系统的服务具有延续性和持久性的特点。
4、免费OA办公系统的性能安全性、性能、稳定性等方面一般不是很好。
5、很多推出免费OA办公系统的厂商,OA不是其主要业务,这点也很容易理解,软件厂商必须保持足够的利润才能持续发展,才能将更多的投入用于办公系统的研发。

二、如何使用免费OA办公系统
1、前期可以让企业花较小的成本,对OA软件进行免费的体验和使用,免费OA办公系统只适合在对OA要求不高和小范围的使用。
2、使用免费OA办公系统,可以让企业很好的体验和了解OA软件及其特点,结合自身需要,了解免费OA的不足,为日后OA选型和企业信息化积累经验,降低企业信息化的风险和成本。
3、提升企业OA办公系统选型和应用的实战能力,增强信息化的信心
目前市面上的OA软件和OA厂商让企业在选择时无所适从,免费OA软件让企业可以得到一定的体验,从软件设计、技术架构、功能、易用性、适用性、安全性、稳定性等,让企业用户真正感受到OA软件给企业信息化带来的好处,增强企业信息化的信心。
4、针对免费OA,最好是选择有计算机基础好的人员和部门进行使用(试点应用)。

三、使用免费OA办公系统的问题和建议
1、由于免费OA的功能有限,没有技术支持和服务的保障,因此不建议在企业内容全面使用,最好是局部使用,也不建议长期的正式使用。
2、免费OA如果增加和完善功能则需要投入成本进行二次开发,但免费OA的扩展性和二次开发能力不一定能够保障达到预期的效果,而由其他OA软件厂商在此基础上进行定制开发的可能性比较小,一般只能替换;如果OA中积累的重要的数据,替换系统数据迁移的成本会比较高,企业需重新投入时间新的OA软件进行培训、使用推广
3、从长期的效果来看,免费OA办公系统实际上不能达到节省成本的作用
首先OA软件投入的不仅仅是采购软件的成本,更多的是使用人员或整个企业的时间投入、系统维护的成本等。
其次,由于免费OA办公系统的功能和其他方面的限制,缺少技术支持和服务,OA在企业的应用效果不佳,也不能够给企业带来太多的价值,更不用谈提升办公效率和企业管理。
因此,免费OA软件如果缺乏厂商的服务和支持,不能够深入应用,安全性和稳定性无法保障,不建议大范围的使用,否则投入的过多的人力和时间是一种浪费。

OA办公系统是企业信息化的基础软件,可以提升企业的办公效率和管理水平,节省企业的管理成本。从企业长远发展和应用的效果来考虑,应该选用简单易用、易维护、稳定性好、系统灵活和扩展能力强、贴近自身使用需求的OA办公系统。

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