企业OA办公系统实施前的两个重要环节
发布日期:2012-1-8 信息来源:http://www.chysoft.net

企业OA办公系统的实施是一个系统的工程,虽然包含的细节虽然包括很多的内容,我们可以将OA系统的实施分为规划、选型、实施、服务四个环节,而成功的实施是OA办公系统在企业深入应用的前提和基础。不仅需要企业OA用户和软件厂商高效和紧密的合作,同时企业OA办公系统的实施和应用是企业的全员行为,涉及到企业的各级部门和绝大多数人员,只有让绝大多数的人员都能熟练的使用OA办公系统,才能提升企业的办公效率和管理水平,才能让真正发挥OA办公系统的效能。企业OA办公系统实施的四个环节是紧密关联和环环相扣的,在OA办公系统实施之前需要做好企业OA系统整体实施的规划和OA选型。
环节一,做好企业OA办公系统的规划
1、做好企业OA办公系统的需求规划
实施OA办公系统除了正确认识OA以及信息化的作用以外,还必须清楚明白企业自身管理需求,然后有针对性的找产品。满足企业实际管理需求的OA产品才能真正发挥其应用价值。
需求切忌贪大求全,不少企业用户出于长远考虑,认为企业OA办公系统的功能越多越好,实际上存在很大的误区。企业OA办公系统的实施不是一蹴而就的事情,选择可扩展、可集成、灵活性和开放性俱佳的OA产品能满足企业成长需求,由浅入深、有规划、分阶段实施才是最合理的。
OA办公系统的需求规划不能太泛、过于简单,在没有明确界定项目的范围与详细内容就匆匆上马,导致在后续系统的实施过程中反复和频繁地更改,OA系统实施周期无限延长。
2、企业OA办公系统实施的规划
基于OA产品化的实施,做好OA系统的选型、安装、试用、培训、上线、服务等整体规划;对于存在个性化需求并定制开发的OA项目,规划好需求时间、系统设计、定制开发时间、测试时间、培训时间以及系统正式上线时间等;对于实施和开发内容比较多的项目,可以按照OA办公系统分阶段实施的策略,确定一期、二期的实施目标以及大致完成时间。
3、企业OA办公系统实施的相关人员配置
包括项目负责人、需求人员、服务实施人员、技术等项目相关人员的落实。
企业OA办公系统的规划是OA实施的整体目标,只有确定了明确的目标并做好合理的规划,才能为后续的系统实施提供依据。

环节二,做好OA软件产品和软件厂商的选型
好的技术不一定能够构建好的OA产品,但差的技术和架构构建出的一定是差的产品,OA产品的技术和架构对系统功能、稳定性、安全性、性能、扩展性等方面有着决定性的影响。
企业办公OA系统选型是系统实施的重点,选择合适的产品和服务能力的软件厂商是关键,那种认为“OA功能都差不多”的认识是表面现象,是对OA没有深入的了解,只有选择合适的OA产品和项目实施的技术团队,才能确保OA办公系统的顺利和成功实施。
企业可以从OA软件功能、软件价格、OA系统的易用性、系统稳定性和成熟度、系统安全性、系统可维护性、系统扩展性和二次开发能力、系统性能、OA软件厂商的服务能力、系统技术和架构等方面进行综合评估。
做好OA办公实施的前期规划为OA办公系统选型确定了目标,在选型的过程中不会无所适从,OA办公系统的选型既要考虑当前企业对OA的需求,也要考虑到企业发展和变化后对OA的需求,其中OA办公系统的扩展性和软件厂商的持续服务能力是关键。只有做好了整体规划和系统选型,才能为后续的OA办公系统的成功实施实施和良好的服务提供保障。

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