正确认识OA办公系统的维护管理
发布日期:2012-10-21 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统上线之后,需要做好日常的系统维护管理,以保障系统持续和稳定的运行。OA办公系统维护管理的工作量和难易程度,与OA软件产品的可维护,OA产品的成熟度和稳定性,OA系统的使用人数和功能模块的多少,是否包含定制开发性等因素有关,对于有一定难度的系统维护管理需要OA公司的配合。因此,如何降低OA办公系统维护管理的技术难度和工作量、节省维护的成本,是企业用户进行OA产品和OA软件厂商选型时需要关注的内容。
一、影响OA办公系统维护管理的相关因素
1、OA产品是否成熟和稳定,直接关系到OA办公系统维护管理的工作量。
2、不同OA软件厂商的产品可维护性不一样,维护的技术难度和工作量也不尽相同。如:Lotus Notes对于B/S开发的功能很弱,很多功能需要Java代理及外接数据库才好实现,展现、逻辑、数据之间耦合度较高,逻辑代码分布在表单、代理、视图等处,使得代码维护非常困难,维护成本高得惊人。
3、系统维护的难易程度对系统维护人员的要求也不同,简单易用、容易维护的OA产品不但有利于在企业进行全员化的推广和实施,也方便于维护管理。
4、OA产品后台系统维护管理功能弱、不易用、不灵活,增加了系统维护管理的难度和工作量,正常的维护需要通过软件厂商的代码开发实现。
5、OA定制开发在很多项目中不可避免,由于很多功能是新开发的,成熟度和稳定性方面需要经过一段时间的应用才能趋于稳定,因而维护的时间和成本也相对比较高。
6、网络和服务器的不稳定,增加了管理维护的难度。
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二、OA办公系统维护管理的主要内容
OA的系统维护管理一般由最终使用用户的系统管理员来操作,OA软件公司配合并提供必要的技术支持,典型的如:组织架构管理、用户管理、角色和岗位维护、权限管理、数据备份,OA办公系统运行异常分析与检测,服务器安全检测与病毒防护等。如果是OA办公系统功能不能满足当前需求,需要通过开发新增和调整功能,这一般属于开发维护和二次开发的范畴,需要由OA软件厂商提供相应的服务。

三、选好OA办公系统的维护管理人员
很多企业没有专门的IT人才,这样就要求OA办公系统的后台维护管理功能简单易用,OA办公系统的维护管理人员是OA使用用户、OA软件厂商之间桥梁,这个角色的好坏直接关系到OA办公系统服务的效果。系统管理维护最好是有一定计算机基础的人员,一般需要熟悉基础的计算机软件、硬件和网络知识,病毒防范与系统安全方面的知识,需要熟练掌握OA基本功能使用和后台OA系统的维护管理工具,熟悉企业的业务流程。需要对管理员做好相应的培训,最终用户的系统管理员一般是直接面向使用者的,收集问题、分析问题,反馈问题和解决问题。

四、OA远程维护管理的服务效果好
OA办公系统需支持远程维护功能,充分运用网络和OA软件产品远程管理的优势,很多用户错误的认为系统维护需要到现场,是实际上很多服务是可以通过远程快速解决的。通过远程维护可以直接获取OA软件厂商的支持,而代理商对产品不熟悉,现场支持响应的周期长、成本高。软件厂商通过远程维护响应速度快,节省时间和成本,效果也非常好。

五、OA软件厂商的支持与服务
1、OA系统的开发维护,如:新增功能,功能的调整,系统存在BUG错误、性能问题、安全性等,这些只能通过指定的OA软件厂商解决。
2、难度大的系统维护,系统问题诊断需要OA软件厂商的配合才能解决。
3、系统崩溃的重新安装和恢复,一般需要OA软件厂商配合才能解决。
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OA办公系统的维护管理是OA日常运行的必备工作和基本保障,系统成熟、运行稳定可靠,可以降低OA办公系统维护管理的工作量;而OA软件后台管理功能强大、简单易用,可以降低OA办公系统维护管理的技术难度,节省系统维护的时间和成本;通过OA远程的维护管理和服务,可以让最终用户得到软件厂商快捷、高质量的技术支持服务。

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