企业OA系统与知识管理的运用
发布日期:2012-3-8 信息来源:http://www.chysoft.net

企业知识管理是以实现组织知识的有效收集、挖掘和共享为最终目的的,确定合理的知识分类体系,实现企业部门和不同岗位对知识的有效利用和管理。当知识管理的理念和作用得到越来越多企业重视后,知识管理已经由热门话题转化为许多企业oa系统的核心战略之一,已经将知识管理纳入到企业管理的范畴。但市场上的知识管理软件大多为静态知识设计,虽然能够不断更新、添加知识,但明显缺少管理过程类的知识,如:决策过程、审批过程等,因此造成知识体系的完整性方面存在非常大的缺陷,OA产品在不断发展和完善中,将企业OA系统的应用逐渐向知识管理方面延伸并发展,具体表现在:
1、企业的知识获取
除了现成的文档资料外,知识更多的存在于的日常活动的过程中,并不断的在产生和更新的过程中。因此,企业OA系统应扩大其对企业管理的涵盖面,深入企业的运营,同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节,让企业可以随时随地的关注、跟踪和攫取业务过程中产生的知识,并进行及时的记录,而不必从头撰写文档或单纯的以文档的形式展现。

2、企业知识的整理
企业很多知识的原始形态是杂乱无章的,因此需要借助企业OA系统对各种结构化和非结构化知识的有序管理。这包括提供对各种形式文档的存储;对各种数据和信息的转化;提供可高度定义的知识目录;提供可细分的,多角度的共享权限安全设定;提供各种知识展现平台;提供知识与知识之间的关联等。

3、企业知识的分发和共享
在知识获取和整理后,就需要将这些有价值的知识通过各种手段进行广泛的传播。因此一方面,知识可以以各种形式展现,在企业OA系统中的资料中心、信息发布、企业论坛、邮件等;另一方面还可以通过知识订阅、交流社区、即时通讯、工作流程等进行分发;知识分发对象可以为某个部门的人员,也可以为整个企业或外部的合作伙伴等。

4、企业知识的利用
通过企业OA系统对进行知识分发后,需要促进人员有效的对知识进行汲取,并对知识的转化进行评估和分析。这包括知识的查询,如提供出色的信息检索功能、知识关联、知识地图等使企业在业务过程中可以迅速地获得需要查找的信息;学习评估和考核,提供各种学习和测验工具;知识分析和统计,从各种角度分析知识的结构、内容以及被阅读的情况,判别知识的价值和人员的趋向等。

5、企业知识的创新
知识被汲取并加以利用后,又会在实践中产生新的知识。因此知识管理还需要利用创建、沟通、交流等手段让新的知识显性化,补充到企业OA系统原有的知识体系中,并重新进入知识获取、存储、共享、利用、创新的新一轮循环,以实现知识的不断更新和积累。这包括在日常工作中随时和便利的创建知识;新知识能够迅速进入原有的知识体系;与人力资源管理相结合,对知识积累的考核和激励;突破组织界限,进行动态的灵活的沟通交流,联合内外部的知识力量等。

总而言之,借力企业OA系统对知识管理的运行过程是一个螺旋形,一方面,企业各种知识从获取、整理、分发和共享、更新、运用、创新,是一个不断循环和反复的过程;另一方面,通过这样循环模式实现有效的对知识管理,知识本身也得到不断的积累和沉淀,随着知识量不断增加和充分的运用,从而对企业管理产生越来越强的影响力。企业通过OA系统将知识管理从狭隘的文档管理,扩展到企业整体的业务和经营管理中,并与其紧密的融合在一起,从而通过知识管理实现有效的提升企业员工和企业组织管理的能力。

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