OA办公系统在企业日常管理中的应用
发布日期:2012-3-19 信息来源:http://www.chysoft.net

OA办公系统就是采用计算机和网络技术使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为提升企业的管理水平和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其信息化的标准。企业在全球化的竞争过程中,对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确,已越来越成为影响到一个企业市场竞争能力,企业都深刻OA信息化的重要性和必要性。
一、OA办公系统在企业管理中的作用
1、有效实现跨地域的协同办公
这里所说的协同办公,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。OA办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以有效实现跨地域的协同办公。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。
2、为企业全体员工提供帮助
OA办公自动化应该作为部门除了生产控制外的信息处理与管理的集合,对于单位的领导来说,办公自动化系统的决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据,高层决策不再是不了解情况.缺乏数据的环境下进行,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。对于中层管理者,办公自动化系统是信息管理系统。而对于普通管理者,办公自动化系统又是事务/业务处理系统。办公自动化系统能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境。使之准确、高效、愉快的工作。
3、建立了企业与世界联系的渠道
通过OA办公系统,一方面企业员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

二、OA办公系统的关键应用技术
1、工作流技术
工作流技术是工作流管理系统的核心技术,它监督、控制、协调整个业务过程的完成,并对信息流进行跟踪。目前,工作流技术被看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术。工作流系统中主要部件和数据的作用如下:
1)过程定义工具被用来创建计算机可以处理的业务过程描述,它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型,也可以是简单地规定用户问信息传输的一组路由命令。
2)过程定义是指为实现某工作目标而要完成的~系列步骤的描述.它包含了所有使业务过程能被工作服务执行的必要信息。这些信息包含起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与所需做的工作、相关应用程序和数据的调用信息等。
3)活动是过程中的每一个步骤,活动可以是程序活动或过程活动,活动通过分配给能够执行活动的用户来执行。4)数据流是活动的中间交换信息和映射。工作流管理系统使用这些数据确定工作流实例的状态转移,例如过程调度决策数据、活动间的传输数据等。
2、安全访问技术
对于任何一个基于B/S的架构的OA办公系统来说,安全问题都是不可忽视的。基于B/S的OA办公系统的安全风险有下列几种:非法用户通过公共网络进入内企业内部网络,插入或修改传输中的数据等。国际化标准组织ISO在网络安全体系设计标准(ISO7498-2)中,提出了层次型的安全体系结构,并定义了五大安全服务功能:身份认证服务、访问控制服务、数据保密服务、数据完整性服务和不可否认服务。在此系统中,身份认证服务,访问控制服务是使用比较普遍的两种安全服务。
1)身份认证服务:身份认证是OA系统应用中最为常见的一种安全控制方法,也是安全系统中的第一道防线。用户在访问安全系统之前,首先经过身份认证系统识别身份,然后根据用户的身份和被授予的权限决定用户是否能够访问某个资源。
2)访问控制服务:访问控制理论的本质就是功能授权理论,即允许一些用户使用某些功能而另一些用户则不能,这样可以限制对关键资源的访问。防止非法用户侵入或合法用户不慎操作所造成的破坏。

三、OA办公系统未来的发展方向
1、网络技术与数据库技术
在OA办公系统以后的发展中,网络通信技术的发展与成熟,不断地更新人们的办公方式;数据库技术的发展,特别是客户机,服务器应用模式的发展,数据仓库和数据挖掘技术的兴起和发展,也为办公自动化提供新的技术基础,特别是决策支持系统方面的基础。同时办公自动化系统内容不断扩展,系统不断升级,网络化使办公不受地理位置的限制,网络办公和流动办公将带来更多好处。
2、智能化技术
随着OA系统的发展.楼宇控制的智能化和办公自动化结合的智能大厦将成为未来办公所在之地。智能大厦不仅实行了办公自动化,还具有即通信自动化(CA)和大楼自动化(BA)等功能,有的还把消防自动化(FA)从BA分离出来,以及把大楼各系统综合起来组成综合信息管理自动化系统(MA)。将智能大厦与办公自动化系统相结合,全面实现计算机自动控制和管理,且各系统间又相互关联,成为一个整体.从而满足现代办公和商业的各种需求。
总之,企业OA信息化对企业日常管理里发挥的作用已经成为共识,企业管理者必须认识到OA办公系统的效能,并积极占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

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