OA办公系统需求获取的常规方法
更新日期:2012-3-25 信息来源:http://www.chysoft.net

很多用户上OA系统的起因是看到同行或其他单位在使用软件,或者只是想解决某一简单的问题,而没有进行OA办公系统需求的分析和规划,没有将OA和自身的实际需要相结合。可以说OA信息化是一个单位的大事,但由于缺少信息化方面的人才,对OA办公也没有一个清晰的认识和了解,对OA系统实施的整个过程尤其是OA办公系统需求的管理没有任何的规划。OA实施首当其冲的是OA办公系统需求的规划,软件需求的成功为后续OA系统的实施和推广打好了的基础。OA办公系统需求的管理不能完全依赖于软件开发厂商,也不能完全由用户独自去完成,实际上我们可以从以下几个方面进行管理和获取需求。
一、借鉴行业中已有的经验
1、试用同行业中已经存在的OA办公软件,结合自身的管理和需求,借鉴其已经存在的软件功能和管理思想。
2、同行之间的业务交流,竞争对手的业务模仿。
3、对市场上已经存在的OA软件可以反复的试用和体验。

二、从OA软件厂商的获取需求
1、OA软件厂商在该行业或类似的行业中已经形成了足够的经验,可以对用户进行需求的咨询和规划指导。
2、对于复杂的OA办公系统需求,最好是以OA软件厂商为主导,由于需求复杂最好能够制订整体软件需求的计划,如:需求的范围、需求收集的部门和相关人员,具体会谈时间等。
3、OA软件厂商在重要环节的合理化建议很重要。

三、用户OA办公系统需求包括的内容
一般是以功能为主,同时考虑系统的性能、安全性、稳定性、易用性、后续的维护和服务,软件开发技术,以及是否需要进行系统集成等多个方面。

四、单位内部对OA办公系统需求的分析整理
在对OA办公系统有了一定程度的了解后,可以在单位的内部进行需求的规划、收集、分析和整理了,同时需要有专人负责,避免简单的将要求分发给各部门后草草的汇总,这种需求一般存在很大的问题,如:只考虑部门自身的需要,没有一个整体性等。OA办公系统需求最终必须立足于自身,IT部门或OA选型负责让你可以预先整理一些参考的资料,在此基础上有计划、有组织地在单位内部按以下方法进行深入的需求获取和完善。
1、确定整体的目标和范围
2、确定业务的主要框架和流程
3、确定业务参与的核心部门和核心业务负责人员。
4、OA软件厂商的需求人员主导需求的整个过程,采用会议、访谈、问卷调查等多种方式进行收集,核心部门和人员重点参与。
5、整理业务需求,并经过确认和评审。
经过以上过程的管理,一般可以形成很清晰的需求,尤其是对个性化需求的管理。对OA所需的功能可以是整体规划,分步实施,对紧急、重要、清晰的需求先完成和实现,其它的功能和需求可以在后续过程中不断的细化和完善。

OA办公系统需求的管理是成功实施OA系统的前提条件,只有自足于自身需求才能让OA办公系统更好的满足实际需要,才能正确的进行OA系统的选型,才能选择性价比最高的OA软件产品。OA办公系统需求过于简单则OA起的作用有限,也无法深入应用;需求过于泛化则辩解太宽,很多东西不是很清晰,导致无法实施,实施周期无限延长甚至是项目的失败;需求缺乏个性化完全依赖软件提供商,则用户的业务和管理优势在OA中无法发挥和体现;可以说需求的整理和规划OA实施是重中之重,是后续OA系统实施的目标和范围。

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