企业OA需求收集的常见问题
发布日期:2012-3-26 信息来源:http://www.chysoft.net

谈到OA系统选型和OA的实施,企业用户首先需要进行系统规划,对OA需求进行收集、整理和分析。但是对于如何进行OA需求的收集,不同的用户却有不同的做法,有的通过内部采集,有的让OA软件公司做方案,有的将任务全部推给IT部门业务部门完全没有参与,企业OA需求收集一般存在以下问题:
一、企业内部OA需求收集存在的问题
很多用户OA需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门,一段时间后收集上来汇总;从各个OA厂商的产品介绍中抽取所需的内容,然后整理出一个大而全,缺乏整体性考虑的企业OA系统需求。并以此作为招标文件,让各个OA厂家去做方案。如果你还坚持这些需求是客观合理的,而且必须100%满足,如果是这样,你离失败不远了。
这样的做法貌似解决了所有部门的问题,功能大而全应该大家可以协同办公、非常融洽了吧?实践证明,如此进行需求定义的OA系统,最终实施时都面临众多的、这样那样的问题。这样的需求存在以下问题:
1、需求太泛没有重点,不能达到应有的效果。
2、一个大而全的需求,很难实施,实施成本高、风险大。
3、后续OA系统实施过程中需求不断调整,导致系统实施的周期无限延长。

二、OA需求收集完全依赖于软件厂商
应该说不同软件厂商的OA软件各有所长,如果不分轻重缓急的想要集所有闪光点于一身几乎没有可能。如果一定非要如此,为了完成合同内容,软件工程师必定需要进行各种方向的开发,如此一来先不说软件各个部分的融合度如何,单是项目的完成周期就会无限期延长,资金投入也会成倍加大,可以说代价是非常巨大的。再加上或许随着项目开展您或您的同事将提出更多的需求将原有需求更加完善,如此不断变化,永远没有止境,最后项目只有不了了之,以失败告终。
另外,您所参考的OA厂商宣传,或鱼龙混杂、或互相抄袭、或无中生有。有的还将其它多个专业方向(如专业的客户关系管理、专业的视频播放交流等)的软件概念直接挂在自己的头上炒作,真正有价值的协同办公模块却被淹没在无声的角落,无法尽善尽美地实现。

先找到一个组织共性的需求——协同,然后才是关键部门的需求,最后才是重要角色的需求。另外可能有其他各种需求,有你敬畏的上级提出的,有强势部门提出的,有不起眼的人提出的,其技术难度和实施难度可能有天壤之别,你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你无法把握项目主干进度的节奏,双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程,重蹈前人久拖不上的覆辙。
承元软件建议企业OA需求只有自足于自身才能更好的满足实际需要,对OA需求的收集能够做到整体规划和分步实施,对紧急、重要、清晰的需求先完成和实现,其它的功能和需求可以在后续过程中不断的细化和完善。

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