如何更好将OA办公软件应用于企业管理
发布日期:2012-4-9 信息来源:http://www.chysoft.net

在当前日益激烈的市场竞争中,不管处于成长初期还是有一定规模的企业,要想得到更好的生存和发展,就必须充分考虑到企业的信息化建设,通过信息化来改善企业的管理能力,从而达到提高行政办公效率,增强企业的综合竞争力。结合企业管理的需要,一个良好的OA办公软件应该以计划为核心、以控制为手段,实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想,那么OA办公软件应该如何与企业管理相结合呢?
企业发展和转型的过程中面临最大的问题就是企业的管理问题,部分企业由于管理水平跟不上企业发展速度,如:员工整天重复太多重复性的、低端的、琐碎的工作,而对本职工作投入的时间和精力却严重不足,企业的管理者甚至不知道各级员工到底在忙些什么,更不知道这个决策是否满足大多数人的意愿,最后只能亲自忙着查资料、打电话、跑现场、开会、谈心……。因此,这种企业的当务之急是从粗放式管理向精细化管理转型,通过将OA办公软件引入到企业管理中,能够更好的解决上述诸多企业管理的问题。
一、降低人为因素的影响,规范企业的管理
企业传统审批受人为因素如:时间、地点、内部的沟通等的影响较大,所以企业很多的事情得不到及时、准确和有效执行,而通过OA办公软件很好的解决了审批的跨地域和时间效率的问题。对于刚刚进行信息化的企业,虽然前期需要一个过渡期,但是企业管理最终是需要规范的,当然规范需要允许进行适当的调整,企业流程经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律,对于不断规范的企业前期OA办公软件是需要支持一些人为因素,经过不断规范最终找到适合企业的管理规律。企业员工每天的工作都很忙,不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为的判断,结合OA办公软件员工可以高效的提交流程,OA系统能够根据员工的身份和申请的内容进行自动判断并提交给相关的领导审批,以此来规范整体的企业管理,从而降低人为因素的影响。

二、提高企业内部的信息沟通与共享
传统和手工的办公模式,部门与部门之间无法进行充分和及时的信息沟通与传递,造成工作效率低下、信息传递的不及时和不准确,也导致了很多重复性的工作。同时,因为企业很多的事务处理是需要跨部门协作的,员工与员工之间需要高效协作和配合,通过OA办公软件将跨地区、跨部门的员工紧密地联系在一起,从而提高企业内部的协作能力,实现有效的信息沟通与共享。

三、加强对员工日常行为的考核
在企业传统的办公模式下,工作任务一般都是采用文件安排或口头方式进行发布,经常出现工作任务不明确和考核管理不到位的情况,有时为了一项或多项工作任务在各个部门与领导者之间奔波,造成工作任务落实难、督办难和考核难等问题,影响工作的进度和质量。通过OA办公软件,可以对任务的执行效率、执行的结果、审批效率等具体进行统计和考核,从而充分调动员工的积极性。

四、实现企业知识的积累和资源的重利用
对于任何企业,都会有新的员工入职需要进行培训,同时也会有员工离职。对于企业来说员工的离职也造成其关联的资源在一定程度的流失,特别是对于关键业务岗位的员工。因此,通过OA办公软件可以进行知识的积累和资源的沉淀,可以方便后续员工的培训和对资源的重利用,避免给企业造成损失。对于将新员工培养成一个适岗的员工,企业需要花费一定的时间和代价,如果通过OA办公软件把相同岗位员工的专业知识和工作经验共享给新员工,会缩短新员工的培训时间和成本,同时也有效的利用企业现有的资源。

五、提升企业的办公效率和执行力
借力OA办公软件,企业领导者可以实时和有效的监控员工的日常工作,及时的了解流程审批的环节,各项工作任务停滞在哪个部门,问题的原因在哪里。企业管理制度的确立到底员工是否关心,执行没有,执行花费多长时间以及是否得到有效反馈。从而有效的提升企业的办公效率和执行力,管理层的政令得到有效的执行和落实。

通过OA办公软件和企业管理的结合,使企业管理的环境发生了巨大的变化,工作分工日益细化和明确,企业内部员工之间、部门和部门、上下级之间的协作能力增强,公司内部管理、执行、监督的精确度不断提高,相比较传统办公模式,OA办公软件更是提供了一种全新的工作方式,很好的解决了企业在资源、流程和执行三个方面的问题,有效的实现资源共享、企业流程的规范、执行力的提高,从而在整体上提升企业管理的水平和运营效率。

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